¿Cómo desactivar empleados en lote?

¡Hola!

En este artículo, aprenderás cómo importar archivos para desactivar empleados en lote.

Esta función facilita la actualización de información en tiempo real y ahorra tiempo al desactivar empleados en grupos, especialmente para empresas con integración, evitando la necesidad de realizar este proceso manualmente, empleado por empleado.

Para hacerlo, accede a Oitchau desde un perfil de Administrador.

1. Ve al menú de importación

Accede a Personas en la pestaña lateral.
Luego, haz clic en Importar en la esquina superior derecha.

Para empresas integradas con otros sistemas, las únicas opciones actualmente disponibles son:

• Importar solicitudes de ausencia

• Importar desactivación de empleados (lote)

2. Selecciona el tipo de importación

Haz clic en Deactivate employees para abrir la ventana de edición, donde puedes:

• ingresar manualmente la información en la tabla, o

• hacer clic en Sample para descargar la plantilla .xlsx y llenar los datos según sea necesario.

Campos obligatorios en la plantilla o ingreso manual

Ya sea en el ingreso manual o en la hoja de cálculo de la plantilla, se requerirá la siguiente información:

ID Externo del Empleado (GPID)

Identificador único del empleado utilizado como clave para localizar el registro en el sistema.
Campo obligatorio.

Fecha de desactivación

Fecha en la que el empleado debe ser desactivado en el sistema.
Formatos aceptados: DD/MM/AAAA o DD-MM-AAAA.
Campo obligatorio.

Motivo de desactivación

Indica si el empleado fue:

• Despedido 

• Transferido 

Si el campo se deja en blanco, el sistema asumirá Despedido como predeterminado.

Eliminar de nómina

Campo de selección única que indica si el empleado será eliminado del grupo de nómina.

• 0 = permanece

• 1 = eliminado

Si no se llena, el valor predeterminado será 1.

Limpiar horario de trabajo en la fecha de desactivación

Campo de selección única que indica si el horario del empleado será limpiado en la fecha de desactivación.

• 0 = no limpiar

• 1 = limpiar

Si no se llena, el valor predeterminado será 1.

3. Validaciones, errores y notificaciones

Durante el ingreso manual, los posibles errores se mostrarán directamente en la tabla, tales como:

• campos obligatorios en blanco

• formatos inválidos

• GPIDs inexistentes

• valores no reconocidos

En la hoja de cálculo de la plantilla, debes ingresar la información en las filas debajo del encabezado, siguiendo el orden de las columnas.
La fila de descripción te guiará sobre el formato correcto para cada campo.

Para continuar, haz clic en Importar archivo y luego en Continuar.

4. Confirma el encabezado

Al cargar el archivo, la primera fila será seleccionada automáticamente como el encabezado.

Confirma la opción correcta:

• Sí, si la primera fila es el encabezado

• Seleccionar otra fila, si está en otra posición

• Sin fila de encabezado, si el archivo no tiene encabezado

5. Mapeo de columnas

En el siguiente paso, deberás vincular cada columna del archivo con los campos que espera la plataforma.

Puedes:

• cambiar el contenido

• confirmar el mapeo sugerido

• ignorar columnas no deseadas

6. Revisa la información

Después de confirmar el mapeo, haz clic en Revisar.

La información se mostrará para su verificación.
Si hay errores, la plataforma te permitirá decidir cómo manejarlos después de hacer clic en Continuar.

7. Finalización

¡Y listo!

El archivo será importado y los empleados serán desactivados según los datos proporcionados.
Los cambios deberían estar disponibles en la plataforma en unos minutos.

Importante

• Esta función solo estará disponible para Administradores o usuarios con el permiso de Importar archivo de empleados (dentro de la opción Empleados).

• Si algún empleado no puede ser encontrado por GPID, será listado como error y no será desactivado.