Para permitir que los empleados realicen sus registros utilizando diferentes dispositivos, es necesario habilitar los medios de registro en la Configuración de Asistencia.
Es posible permitir registros mediante la Aplicación, la Computadora o el Quiosco (tablet). Al habilitar la Aplicación, también es posible definir qué acciones podrá realizar el empleado, como crear nuevos registros, realizar ajustes, reorganizar o limpiar registros.
Importante: desactivar el registro mediante la Aplicación o la Computadora únicamente impide que el empleado registre asistencia por ese medio. Esta configuración no elimina su acceso a la aplicación ni a la plataforma web.
1. Abre la Configuración de Asistencia
- En el menú lateral, accede a Asistencia;
- Haz clic en Configuración;
- Espera a que se abra la ventana de configuración;
- Localiza la sección Permitir que los empleados registren asistencia utilizando.
2. Elige los dispositivos permitidos
Activa los dispositivos que podrán utilizar los empleados:
- Aplicación: permite realizar registros mediante la aplicación instalada en el celular;
- Computadora: permite realizar registros desde la plataforma accedida mediante el navegador;
- Quiosco (tablet): permite realizar registros en una tablet configurada con la aplicación Quiosco.
Una marca azul indica que la opción está habilitada.
Después de activar Aplicación, revisa también las configuraciones avanzadas de creación y asignación de registros.
3. Configura las Opciones de creación de registro
El campo Opciones de creación de fichajes define qué tipos de registros podrá crear el empleado mediante la aplicación.
Las opciones disponibles son:
No permitir
El empleado no podrá realizar nuevos registros ni crear ajustes mediante la aplicación.
Esta opción debe utilizarse cuando la aplicación no pueda usarse para crear ningún tipo de registro.
Permitir todos los tipos
El empleado podrá:
- Realizar registros normalmente mediante la aplicación;
- Crear ajustes de registro cuando sea necesario.
Utiliza esta opción cuando el empleado pueda realizar todas las acciones de creación disponibles.
Permitir únicamente ajustes de fichajes
El empleado podrá crear ajustes de registro, pero no podrá realizar un nuevo registro directamente desde la aplicación.
Esta opción puede utilizarse cuando la aplicación deba servir únicamente para solicitar o realizar correcciones de registros, probablemente realizados mediante otro tipo de dispositivo.
Regular
El empleado podrá realizar registros normalmente mediante la aplicación, pero no podrá crear ajustes.
Esta es la opción recomendada cuando la empresa desea permitir registros de Entrada, descansos y Salida sin habilitar la creación de ajustes.
4. Configura las Opciones de asignación de registro
El campo Opciones de asignación de fichajes controla las acciones relacionadas con la organización de registros existentes.
Las opciones disponibles son:
No permitir
El empleado no podrá reorganizar ni limpiar registros.
Permitir todos los tipos
El empleado podrá utilizar todas las acciones disponibles de asignación, incluyendo:
- Reorganizar registros;
- Limpiar registros.
Utiliza esta opción cuando el empleado pueda gestionar completamente la organización de sus registros.
Reorganizar fichajes
El empleado podrá reorganizar registros existentes entre las categorías del día.
Esta opción puede utilizarse, por ejemplo, cuando un horario fue asociado con una posición incorrecta y necesita moverse a Entrada, descanso o Salida.
Limpiar fichajes
El empleado podrá utilizar la acción de limpieza de registros sin recibir automáticamente el permiso para reorganizarlos.
5. Revisa las demás configuraciones de la Aplicación
Además de las opciones de creación y asignación, revisa las demás configuraciones avanzadas disponibles para la Aplicación, como:
- Permiso para realizar registros desde cualquier ubicación;
- Validación facial.
Activa únicamente las opciones compatibles con las reglas de asistencia de la empresa.
6. Configura el Quiosco cuando sea necesario
Al habilitar Quiosco (tablet), se muestran configuraciones específicas, como:
- Token del Quiosco;
- ID de acceso al Quiosco;
- Reconocimiento facial.
Revisa esta información antes de registrar la tablet.
7. Guarda las configuraciones
Después de seleccionar los dispositivos y permisos deseados:
- Revisa las opciones habilitadas;
- Verifica las configuraciones de creación y asignación;
- Haz clic en Guardar.
Las configuraciones se aplicarán a los empleados incluidos en la configuración.
8. Configura un empleado individualmente
Cuando un empleado necesita reglas diferentes de las configuraciones generales:
- Accede a Personas;
- Abre el perfil del empleado;
- Accede a la pestaña Configuración;
- Define los dispositivos y permisos específicos;
- Guarda los cambios.
Las configuraciones individuales se aplicarán únicamente a ese empleado.
9. ¿Desactivar la Aplicación elimina el acceso del empleado?
No. Desactivar Aplicación en la Configuración de Asistencia únicamente impide/bloquea los registros desde el celular.
El acceso a la aplicación depende del número de celular registrado en el perfil del empleado. Este número se utiliza para recibir el código único de acceso por SMS.
Por lo tanto, incluso sin permiso para registrar asistencia mediante la Aplicación, el empleado puede continuar teniendo acceso a otros recursos disponibles en la aplicación.
10. ¿Cómo retirar el acceso del empleado a la aplicación?
Para retirar el acceso relacionado con el dispositivo:
- Accede a Personas;
- Abre el perfil del empleado;
- Selecciona la pestaña Dispositivos;
- Localiza la fila del dispositivo activo;
- Coloca el cursor sobre la fila;
- Haz clic en Desactivar.
Después de la desactivación, el dispositivo aparecerá como desactivado en el historial del empleado.
Importante: desmarcar Aplicación en la Configuración de Asistencia y desactivar el dispositivo son acciones diferentes. La primera bloquea los registros; la segunda se utiliza para retirar el acceso del dispositivo registrado.
11. ¿Desactivar Computadora elimina el acceso a la plataforma web?
No. Desactivar Computadora únicamente impide/bloquea que el empleado realice registros mediante el navegador.
El acceso a la plataforma web depende del correo electrónico registrado en el perfil del empleado. Mientras tenga acceso al correo informado, todavía podrá iniciar sesión en la plataforma y visualizar los recursos disponibles para su nivel de permiso.
12. ¿Cómo retirar el acceso del empleado a la plataforma web?
El correo electrónico registrado no puede eliminarse. Al intentar dejar el campo vacío, la plataforma muestra el mensaje:
El correo electrónico no puede eliminarse. Solo puede editarse.
Para impedir el acceso utilizando el correo electrónico actual:
- Accede al perfil del empleado;
- Localiza el campo Correo electrónico;
- Sustituye la dirección actual por un correo ficticio definido por la empresa;
- Guarda el cambio.
Utiliza una dirección que no pertenezca al empleado y que no permita que reciba comunicaciones ni recupere el acceso a la cuenta.
Importante: desactivar Computadora y editar el correo electrónico tienen finalidades diferentes. Desactivar Computadora bloquea únicamente los registros mediante el navegador. Editar el correo es necesario cuando el objetivo es retirar el acceso a la plataforma web.
Consejos y solución de problemas
- El empleado puede acceder a la aplicación, pero no puede registrar asistencia: verifica si Aplicación está habilitada y revisa las Opciones de creación de registro.
- La Aplicación está habilitada, pero la creación continúa bloqueada: verifica si se seleccionó No permitir en Opciones de creación de registro.
- El empleado solo debe registrar asistencia, sin crear ajustes: selecciona Permitir solo registrar.
- El empleado debe crear ajustes, pero no realizar nuevos registros directamente: selecciona Permitir solo ajustes de registro.
- El empleado no puede reorganizar los horarios: revisa las Opciones de asignación de registro.
- Quiero permitir todas las acciones: selecciona Permitir todos los tipos en ambos campos.
- Desactivé la Aplicación, pero el empleado todavía puede iniciar sesión: desactivar esta opción bloquea únicamente los registros. Para retirar el acceso, desactiva el dispositivo en el perfil.
- Desactivé Computadora, pero el empleado todavía puede acceder a la plataforma web: edita el correo electrónico registrado en el perfil.
- No puedo eliminar el correo electrónico: el campo no puede quedar vacío; debe editarse.
- La configuración debe aplicarse únicamente a una persona: realiza el ajuste individualmente en el perfil del empleado.
Mejores prácticas
- Revisa por separado los permisos de creación y asignación.
- Para habilitar todas las acciones, confirma que Permitir todos los tipos esté seleccionado en ambos campos.
- Habilita ajustes, reorganización y limpieza únicamente para los empleados que realmente necesiten estas acciones.
- Revisa periódicamente los dispositivos activos.
- Al retirar el acceso de un empleado, diferencia el bloqueo de los registros del bloqueo del inicio de sesión.
- Al modificar un correo electrónico, utiliza una dirección ficticia controlada por la empresa y que no pertenezca a otra persona.
- Prueba la configuración con un empleado antes de aplicarla a toda la empresa.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué opción debo seleccionar para permitir que el empleado haga todo desde la aplicación?
Selecciona Permitir todos los tipos en Opciones de creación de registro y en Opciones de asignación de registro.
- ¿Cómo permitir únicamente el registro, sin ajustes?
En Opciones de creación de registro, selecciona Permitir solo registrar.
- ¿Cómo permitir ajustes, pero impedir nuevos registros mediante la aplicación?
En Opciones de creación de registro, selecciona Permitir solo ajustes de registro.
- ¿Cuál es la diferencia entre creación y asignación de registro?
Las opciones de creación controlan los nuevos registros y ajustes. Las opciones de asignación controlan acciones sobre registros existentes, como reorganizar o limpiar registros.
- ¿Permitir todos los tipos de creación también habilita la reorganización?
No. Para permitir la reorganización y limpieza, configura también las Opciones de asignación de registro.
- ¿Qué sucede al seleccionar No permitir?
Las acciones correspondientes al campo quedan bloqueadas. En creación, el empleado no podrá crear registros. En asignación, no podrá reorganizar ni limpiar registros.
- ¿Desactivar Aplicación impide que el empleado inicie sesión en la app?
No. Esta configuración únicamente impide realizar registros mediante la aplicación.
- ¿Cómo retiro el acceso a la aplicación?
Accede al perfil del empleado, abre Dispositivos, localiza el dispositivo activo y haz clic en Desactivar.
- ¿Desactivar Computadora impide el acceso a la plataforma web?
No. Esta configuración únicamente impide realizar registros mediante el navegador.
- ¿Cómo retiro el acceso a la plataforma web?
Edita el correo electrónico registrado en el perfil del empleado y sustitúyelo por una dirección ficticia definida por la empresa.
- ¿Puedo eliminar el correo electrónico del empleado?
No. El correo electrónico no puede eliminarse, únicamente editarse.
- ¿Las configuraciones pueden ser diferentes para un solo empleado?
Sí. Accede al perfil del empleado y realiza la configuración individualmente.
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