¿Cómo configurar la asistencia para empleados que trabajan en diferentes zonas horarias?

Cuando una empresa tiene empleados, unidades o dispositivos de Quiosco en regiones con diferentes zonas horarias, es importante configurar correctamente las Ubicaciones utilizadas para los registros de asistencia.

La zona horaria considerada durante la verificación del registro se define mediante la Ubicación utilizada en el momento del fichaje:

• En la app, mediante la ubicación seleccionada por el empleado;
• En el Quiosco, mediante la Ubicación vinculada a la tablet;
• Cuando Ubicación actual está habilitada, mediante la posición obtenida en tiempo real por el GPS del dispositivo.

Durante la verificación del horario, el sistema compara la hora informada por el dispositivo con la zona horaria de la Ubicación. Por eso, una Ubicación incorrecta puede causar diferencias durante el análisis del registro y hacer que permanezca Pendiente de aprobación.

1. Crea una Ubicación para cada región o unidad

Las empresas que tienen equipos en diferentes zonas horarias deben mantener Ubicaciones específicas para cada unidad, sucursal, oficina, sitio de trabajo o región en la que trabajan los empleados.

Al crear o revisar una Ubicación:

1. Accede a Ubicaciones;
2. Abre una Ubicación existente o haz clic en + Nueva ubicación;
3. Ingresa un nombre que permita identificar fácilmente la unidad, por ejemplo:
   • Oficina São Paulo;
   • Sucursal Manaus;
   • Unidad Lisboa;
4. Ingresa la dirección completa;
5. Selecciona la dirección correcta entre las sugerencias mostradas;
6. Verifica la zona horaria mostrada en el mapa;
7. Guarda la configuración.

Mantener la dirección actualizada y verificar la zona horaria mostrada en el mapa ayuda a evitar diferencias en los horarios de los registros.

Importante: no utilices la misma Ubicación fija para unidades que estén en diferentes zonas horarias.

2. Define qué Ubicaciones puede utilizar cada empleado

Después de crear las Ubicaciones, vincula a cada empleado únicamente los lugares en los que puede registrar su asistencia.

Para configurar:

1. Accede a Personas;
2. Abre el perfil del empleado;
3. Localiza Detalles profesionales;
4. Haz clic en la configuración de Ubicaciones;
5. Selecciona los lugares que el empleado podrá utilizar;
6. Guarda el cambio.

De forma predeterminada, el empleado puede estar configurado con Todas las ubicaciones. En empresas que trabajan con diferentes zonas horarias, restringir esta lista reduce el riesgo de que el empleado seleccione por error una unidad de otra región.

Ejemplo: un empleado que trabaja en Manaus debe visualizar la Ubicación correspondiente a la unidad de Manaus y no seleccionar una Ubicación registrada para São Paulo.

3. Indica al empleado que seleccione la ubicación correcta en la app

Al registrar su asistencia mediante la app, el empleado debe verificar la Ubicación seleccionada antes de confirmar el fichaje.

La ubicación elegida se utiliza como referencia para las verificaciones del registro, incluida la comparación entre la hora del dispositivo y la zona horaria de la Ubicación.

Para evitar diferencias:

• Indica al empleado que seleccione la unidad en la que está trabajando en ese momento;
• No mantengas disponibles Ubicaciones que no utiliza;
• En caso de viaje o cambio de unidad, revisa las Ubicaciones vinculadas a su perfil;
• Mantén la fecha, la hora y la zona horaria automática del celular sincronizadas con la red.

4. Utiliza Ubicación actual para empleados que trabajan en lugares variables

Para empleados externos, que viajan o que trabajan en diferentes regiones, la empresa puede habilitar Ubicación actual.

Con esta opción, la app utiliza el GPS del celular para identificar dónde se encuentra el empleado en el momento del registro, en lugar de depender únicamente de una dirección fija previamente registrada. Esta funcionalidad es exclusiva de la app y debe ser habilitada por la empresa.

Para habilitarla para todos los empleados con acceso a la App:

1. Accede a Asistencia;
2. Haz clic en Configuración;
3. En Configuración del dispositivo > Configuración avanzada > App, activa Permitir registrar entrada/salida desde cualquier ubicación;
4. Guarda el cambio.

Para habilitarla únicamente para empleados específicos:

1. Accede a Personas;
2. Abre el perfil del empleado;
3. Ve a la pestaña Configuración;
4. En la configuración de la App, activa Permitir registrar entrada/salida desde cualquier ubicación;
5. Guarda el cambio.

Al realizar el registro, el empleado deberá seleccionar Ubicación actual y permitir que la app acceda al GPS del celular.

Esta opción se recomienda, por ejemplo, para:

• Empleados que viajan;
• Equipos de campo;
• Técnicos que visitan diferentes clientes;
• Personas que alternan entre unidades ubicadas en diferentes zonas horarias.

5. Configura correctamente la Ubicación de cada Quiosco

En el Quiosco, la zona horaria utilizada depende de la Ubicación vinculada a la tablet.

Para revisar la configuración:

1. Accede a tu foto o tus iniciales;
2. Haz clic en Configuración;
3. Abre Configuración del Quiosco;
4. Localiza la tablet;
5. Haz clic en la fila del dispositivo;
6. En el campo Ubicación, selecciona la unidad donde está instalada la tablet;
7. Guarda el cambio.

Cada dispositivo puede tener su propia Ubicación. De esta manera, una empresa puede mantener una tablet en São Paulo y otra en Manaus, cada una vinculada a su respectiva unidad y zona horaria.

Utiliza nombres claros para identificar los dispositivos, como Recepción São Paulo o Entrada Unidad Manaus, lo que facilita la revisión de las configuraciones.

6. Utiliza Ubicación personalizada cuando la tablet cambie de lugar

Cuando una tablet se utiliza siempre en la misma dirección, mantén una Ubicación fija vinculada al dispositivo.

Si la tablet se transporta entre ciudades, sitios de trabajo, eventos o unidades con diferentes zonas horarias, habilita Ubicación personalizada en la configuración del Quiosco. En este modo, se utiliza el GPS de la tablet para registrar su posición en el momento del fichaje.

Para activarla:

1. Accede a Configuración del Quiosco;
2. Abre la tablet deseada;
3. Localiza Ubicación personalizada;
4. Marca la opción;
5. Haz clic en Guardar;
6. Confirma que el GPS de la tablet esté activo y que la app tenga permiso para acceder a la ubicación.

Ubicación personalizada sustituye la Ubicación fija durante los registros. Por eso, utilízala únicamente cuando el dispositivo realmente necesite desplazarse entre diferentes lugares.

7. ¿Cómo identificar un registro realizado con una Ubicación incorrecta?

Cuando exista una diferencia en el horario de un registro, verifica qué Ubicación se utilizó:

1. Accede a Asistencia;
2. Abre la pestaña Registros;
3. Utiliza los filtros para localizar el registro;
4. Haz clic en la fila del registro;
5. En el panel lateral, verifica:
   • El horario registrado;
   • La Ubicación seleccionada;
   • La ubicación real recopilada por el dispositivo, cuando esté disponible;
   • El método de Verificación;
   • El estatus del registro.

La pantalla de detalles permite comparar la Ubicación seleccionada con la posición real del registro.

Ejemplo: si un empleado estaba en Manaus, pero seleccionó una Ubicación de São Paulo, la verificación puede utilizar la zona horaria de la unidad incorrecta.

8. ¿Cómo localizar el origen de una configuración incorrecta?

El análisis depende del dispositivo utilizado.

Registro realizado mediante la app

Verifica:

1. Qué Ubicación se seleccionó en el registro;
2. Qué Ubicaciones están vinculadas al empleado;
3. Si debería utilizar una Ubicación fija o Ubicación actual;
4. Si el GPS y los permisos de ubicación estaban activos;
5. Si la hora y la zona horaria automática del celular estaban configuradas correctamente.

Registro realizado mediante el Quiosco

Verifica:

1. Qué tablet se utilizó;
2. Qué Ubicación está vinculada al dispositivo;
3. Si la tablet permanece fija en esa unidad;
4. Si Ubicación personalizada está habilitada;
5. Si el GPS y los permisos de ubicación de la tablet están activos;
6. Si la fecha y la hora del dispositivo están sincronizadas.

Las configuraciones de Ubicación y verificación de horario de cada Quiosco pueden administrarse de forma remota desde Configuración del Quiosco.

9. ¿Cómo corregir la configuración para los próximos registros?

Después de identificar el origen de la diferencia:

• Corrige la dirección o la zona horaria de la Ubicación registrada;
• Vincula al empleado únicamente las Ubicaciones correspondientes;
• Indícale que seleccione la ubicación correcta antes de registrar;
• Habilita Ubicación actual para empleados que trabajan en regiones variables;
• Corrige la Ubicación vinculada a la tablet;
• Habilita Ubicación personalizada en el Quiosco cuando el dispositivo se transporte entre diferentes regiones;
• Confirma que el GPS y los permisos de ubicación estén activos;
• Mantén sincronizadas la fecha, la hora y la zona horaria automática de los dispositivos.

Después de modificar las configuraciones del Quiosco, reinicia o sincroniza la app si el cambio no aparece inmediatamente.

10. ¿Qué hacer con los registros que ya fueron realizados?

Corregir la Ubicación evita el problema en los próximos registros, pero los registros que ya fueron realizados deben analizarse individualmente.

Para revisarlos:

1. Accede a Asistencia > Registros;
2. Localiza el registro;
3. Abre sus detalles;
4. Compara el horario, la Ubicación seleccionada y la ubicación real;
5. Confirma con el empleado el horario en el que se realizó el registro;
6. Aprueba o rechaza el registro de acuerdo con el análisis.

Cuando una verificación de ubicación u horario no se completa, el registro puede permanecer Pendiente hasta que un supervisor lo apruebe o rechace.

Consejos y solución de problemas

• El horario del registro es diferente del horario local del empleado: verifica qué Ubicación se seleccionó y qué zona horaria está configurada en ella.
• El empleado seleccionó una unidad de otra región: restringe las Ubicaciones disponibles en su perfil.
• El empleado viaja con frecuencia: considera habilitar Ubicación actual en la app.
• El Quiosco fue enviado a otra unidad: cambia la Ubicación vinculada a la tablet antes de utilizarla.
• La tablet se desplaza entre diferentes regiones: habilita Ubicación personalizada y mantén el GPS activo.
• No se recopiló la posición real: verifica los permisos de GPS de la app o del Quiosco.
• El registro quedó Pendiente: abre los detalles y revisa las verificaciones de horario y ubicación antes de aprobarlo o rechazarlo.
• La configuración del Quiosco no se actualizó: sincroniza o reinicia la app en la tablet.
• La dirección registrada es correcta, pero la zona horaria no: abre la Ubicación, selecciona nuevamente la dirección sugerida en el mapa y verifica la zona horaria mostrada.

Mejores prácticas

• Crea una Ubicación específica para cada unidad o región;
• No compartas una Ubicación fija entre direcciones con diferentes zonas horarias;
• Utiliza nombres que identifiquen claramente la ciudad o la unidad;
• Restringe las Ubicaciones disponibles para cada empleado;
• Revisa la Ubicación vinculada a cada Quiosco;
• Activa Ubicación actual únicamente para equipos o dispositivos móviles;
• Verifica la zona horaria mostrada al crear o actualizar una dirección;
• Indica a los empleados que revisen la Ubicación antes de confirmar el registro;
• Mantén activos el GPS, la fecha, la hora y la zona horaria automática en los dispositivos;
• Revisa regularmente los registros Pendientes para identificar configuraciones incorrectas.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué zona horaria se utiliza cuando el empleado registra mediante la app?

Se utiliza la zona horaria de la Ubicación seleccionada por el empleado en el momento del registro. Cuando utiliza Ubicación actual, la posición se obtiene mediante el GPS del celular.

2. ¿Qué zona horaria se utiliza en el Quiosco?

El Quiosco utiliza la Ubicación vinculada a la tablet. Cuando Ubicación personalizada está habilitada, utiliza la posición obtenida mediante el GPS del dispositivo.

3. ¿Puedo utilizar la misma Ubicación para unidades en diferentes zonas horarias?

No es recomendable. Crea una Ubicación para cada dirección o unidad para garantizar que se utilice la zona horaria correspondiente.

4. ¿Cómo impido que el empleado seleccione una Ubicación de otra región?

Accede al perfil del empleado, abre Detalles profesionales y selecciona únicamente las Ubicaciones que podrá utilizar.

5. ¿Qué debo hacer cuando el empleado trabaja en diferentes ciudades?

Puedes habilitar las Ubicaciones correspondientes o activar Ubicación actual para que la app utilice el GPS del celular.

6. ¿Qué debo hacer cuando una tablet cambia de unidad?

Cambia la Ubicación vinculada al dispositivo antes de realizar nuevos registros. Si se utiliza con frecuencia en diferentes lugares, habilita Ubicación personalizada.

7. ¿Cómo sé qué Ubicación se utilizó en un registro?

Accede a Asistencia > Registros, localiza el registro y abre sus detalles. La pantalla muestra la Ubicación seleccionada y, cuando está disponible, la ubicación real recopilada.

8. ¿Modificar la Ubicación corrige automáticamente los registros anteriores?

El cambio corrige la configuración para los próximos registros. Los registros ya realizados deben localizarse y analizarse por separado.

9. ¿Por qué un registro puede quedar Pendiente debido a la zona horaria?

Porque la verificación del horario compara la hora del dispositivo con la zona horaria de la Ubicación. Cuando esta verificación no se completa, el registro puede requerir el análisis de un supervisor.

10. ¿Necesito activar el GPS aunque utilice una Ubicación fija?

El GPS es necesario cuando la empresa utiliza ese método de Verificación o cuando Ubicación actual está habilitada. También pueden configurarse otros métodos, como Wi-Fi, iBeacon e IP, según el dispositivo utilizado.