¿Cómo hacer un ajuste de registro por computadora?

Un ajuste de registro sirve para registrar manualmente una marcación que no fue realizada en el momento correcto, ya sea por olvido, falla del dispositivo o imposibilidad de usar la aplicación.

En Oitchau, administradores, supervisores o colaboradores con permiso específico pueden agregar registro retroactivos desde el panel web. Este recurso mantiene completa la jornada y evita impactos en horas extras o faltas. 

Acciones principales o configuración

1. Acceder al área de Asistencia
   • Inicia sesión en admin.oitchau.com.br.
   • En el menú lateral, haz clic en Asistencia.
   • Selecciona la pestaña Historial de registros.
   • Esta pestaña lista todos los registros registrados.
      
2. Iniciar un nuevo ajuste
   • Haz clic en Crear registro en la esquina superior derecha.
   • Se abre la ventana lateral Crear registro.
   • Si tienes permiso de Administrador o Supervisor, selecciona al colaborador por nombre o matrícula.
   • Usa Seleccionar múltiples colaboradores si el mismo ajuste aplica a más de una persona.
   • Si eres colaborador básico, tu nombre se selecciona automáticamente.
      
3. Completar la información del registro
   • Selecciona la fecha.
   • Ingresa la hora exacta en que el registro debió registrarse.
   • No se permiten fechas futuras.
   • Activa Turno nocturno si el registro  ocurrió después de medianoche en una jornada que comenzó el día anterior.
   • Selecciona el tipo de registro: Entrada, Inicio de intervalo, Fin de intervalo o Salida.
   • Selecciona la ubicación.
   • Ingresa el motivo del ajuste.
      
4. Confirmar y enviar para aprobación
   • Revisa la información.
   • Haz clic en Confirmar.
   • El registro aparece en la lista con estado Pendiente.
   • Queda esperando aprobación del gestor o administrador responsable.
   • No puedes aprobar tu propio ajuste.
      
5. Crear un ajuste por Super Punch
   • Ve a Asistencia> Super Punch.
   • Abre el colaborador.
   • Encuentra el día y la columna correcta.
   • Haz clic en la celda con el registro o donde aparece Faltante.
   • En Seleccionar un registro, haz clic en Crear registro.
   • Completa la información y haz clic en Confirmar.

¿Qué hacer si el empleado no puede solicitar un ajuste de fichaje?

Si el empleado no encuentra Súper Registro o no puede crear un ajuste en una posición del Horario, Recursos Humanos o un administrador debe revisar el nivel de permiso asignado a su perfil.

El acceso se configura por nivel de permiso, no de forma individual. Por eso, el cambio se aplicará a todos los empleados asignados al nivel seleccionado.

Para revisarlo:

1. Haz clic en tus iniciales, en la esquina superior derecha;
2. Accede a Configuración;
3. Abre la pestaña Permisos;
4. Selecciona el nivel de permiso utilizado por el empleado — de forma predeterminada, puede ser el nivel Básico;
5. En la sección Asistencia, localiza Súper Registro;
6. Activa el permiso principal si el empleado no puede visualizar el módulo;
7. Abre Acceso a Super registro;
8. Habilita las opciones necesarias;
9. Haz clic en Guardar.

Selecciona los subpermisos según el tipo de ajuste que el empleado necesite realizar:

• Crear fichajes solo para espacios vacíos: permite crear ajustes en posiciones del Horario que todavía no tienen un fichaje;
• Crear fichajes para espacios no vacíos: permite crear ajustes en días o posiciones que ya tienen fichajes;
• Organizar fichajes: permite reorganizar los fichajes existentes;
• Limpiar fichajes: permite limpiar fichajes mediante Súper Registro, manteniendo el historial de cambios.

Ejemplo: si el empleado puede crear un fichaje en un espacio vacío, pero no puede solicitar un ajuste en un día o posición que ya tiene un registro, habilita también Crear fichajes para espacios no vacíos.

Después de guardar, indica al empleado que acceda nuevamente a Asistencia > Súper Registro y verifique si la opción ya está disponible. El ajuste creado permanecerá pendiente hasta que sea analizado por el responsable de la aprobación.

Importante: si únicamente algunos empleados deben tener este acceso, crea un nivel de permiso específico, habilita las opciones necesarias y asigna solamente a los empleados deseados.

Consejos o solución de problemas

• Verifica la hora correcta antes de crear el ajuste.
• Respeta la secuencia lógica de registros.
• Agrega un motivo claro para evitar rechazo.
• Si el botón de ajuste no aparece, solicita a RH que revise tus permisos.

Mejores prácticas

• Notifica al colaborador que el ajuste fue enviado.
• Agrupa ajustes similares usando selección múltiple de colaboradores.
• Acompaña la aprobación antes del cierre de nómina.
• Revisa ajustes pendientes con frecuencia.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo editar o eliminar un ajuste después de enviarlo?
   Normalmente, solo administradores pueden editar o eliminar un ajuste antes de la aprobación. Después de aprobado, cualquier cambio debe solicitarse a RH.

2. ¿El colaborador puede enviar su propio ajuste?
   Depende de los permisos. En muchos casos, los colaboradores pueden solicitar ajustes, pero requieren aprobación.

3. ¿Qué ocurre si intento ajustar una fecha futura?
   El sistema muestra un error. Los ajustes solo se aceptan para fechas pasadas o el día actual.