Como configurar o ponto para colaboradores que trabalham em fusos horários diferentes?

Quando uma empresa possui colaboradores, unidades ou dispositivos Quiosque em regiões com fusos horários diferentes, é importante configurar corretamente as Localizações utilizadas no registro de ponto.

O fuso horário considerado na verificação do registro é definido pela Localização utilizada no momento da marcação:

• No aplicativo, pelo local selecionado pelo colaborador;
• No Quiosque, pela Localização vinculada ao tablet;
• Quando a Localização Atual está habilitada, pela posição obtida em tempo real pelo GPS do dispositivo.

Durante a verificação de horário, o sistema compara a hora informada pelo dispositivo com o fuso horário da Localização. Por isso, uma Localização incorreta pode causar divergências na análise do registro e fazer com que ele fique pendente para aprovação. 

1. Cadastre uma Localização para cada região ou unidade

Empresas que possuem equipes em diferentes fusos horários devem manter Localizações específicas para cada unidade, filial, escritório, obra ou região em que os colaboradores trabalham.

Ao cadastrar ou revisar uma Localização:

1. Acesse Localizações;
2. Abra uma Localização existente ou clique em + Adicionar;
3. Informe um nome que permita identificar facilmente a unidade, como:
   • Escritório São Paulo;
   • Filial Manaus;
   • Unidade Lisboa;
4. Preencha o endereço completo;
5. Selecione o endereço correto entre as sugestões apresentadas;
6. Confira o fuso horário exibido no mapa;
7. Salve a configuração.

Manter o endereço atualizado e conferir o fuso horário apresentado no mapa ajuda a evitar divergências nos horários dos registros.

Importante: não utilize a mesma Localização fixa para unidades que estejam em fusos horários diferentes.

2. Defina quais Localizações cada colaborador pode utilizar

Depois de cadastrar as Localizações, vincule a cada colaborador somente os locais em que ele pode registrar o ponto.

Para configurar:

1. Acesse Colaboradores;
2. Abra o perfil do colaborador;
3. Localize Detalhes profissionais;
4. Clique na configuração de Localizações;
5. Selecione os locais que o colaborador poderá utilizar;
6. Salve a alteração.

Por padrão, o colaborador pode estar configurado com Todas as Localizações. Em empresas com diferentes fusos horários, restringir essa lista reduz o risco de o colaborador selecionar uma unidade de outra região por engano.

Exemplo: um colaborador que trabalha em Manaus deve visualizar a Localização correspondente à unidade de Manaus, e não selecionar uma Localização cadastrada para São Paulo.

3. Oriente o colaborador a selecionar o local correto no aplicativo

Ao registrar o ponto pelo aplicativo, o colaborador deve conferir a Localização selecionada antes de confirmar a marcação.

O local escolhido é utilizado como referência para as verificações do registro, incluindo a comparação entre o horário do dispositivo e o fuso horário da Localização.

Para evitar divergências:

• Oriente o colaborador a selecionar a unidade em que está trabalhando naquele momento;
• Não mantenha disponíveis Localizações que ele não utiliza;
• Em caso de viagem ou mudança de unidade, revise as Localizações vinculadas ao perfil;
• Mantenha a data, a hora e o fuso automático do celular sincronizados com a rede.

4. Utilize a Localização Atual para colaboradores que trabalham em locais variáveis

Para colaboradores externos, em viagens ou que trabalham em diferentes regiões, a empresa pode habilitar a Localização Atual.

Com essa opção, o aplicativo utiliza o GPS do celular para identificar onde o colaborador está no momento do registro, em vez de depender apenas de um endereço fixo previamente cadastrado. A funcionalidade é exclusiva do aplicativo e precisa ser habilitada pela empresa.

Para ativar para todos colaboradores com acesso ao App:

1. Acesse Ponto;
2. Clique em Configurações;
3. Ative Permitir pontos de qualquer localização;
4. Salve a alteração.

Para ativar para apenas colaboradores específicos:

1. Acesse Colaboradores;
2. Abra o perfil do colaborador;
3. Vá para a aba de Configurações;
4. Ative Permitir pontos de qualquer localização;
5. Salve a alteração.

No momento do registro, o colaborador deverá selecionar Localização Atual e permitir que o aplicativo acesse o GPS do celular.

Essa opção é indicada, por exemplo, para:

• Colaboradores em viagens;
• Equipes de campo;
• Técnicos que visitam diferentes clientes;
• Pessoas que alternam entre unidades localizadas em diferentes fusos horários.

5. Configure corretamente a Localização de cada Quiosque

No Quiosque, o fuso horário utilizado depende da Localização vinculada ao tablet.

Para revisar a configuração:

1. Acesse sua foto ou suas iniciais;
2. Clique em Configurações;
3. Abra a aba Configurações do Quiosque;
4. Localize o tablet;
5. Clique na linha do dispositivo;
6. No campo Localização, selecione a unidade onde o tablet está instalado;
7. Salve a alteração.

Cada dispositivo pode possuir uma Localização própria. Assim, uma empresa pode manter um tablet em São Paulo e outro em Manaus, cada um vinculado à sua respectiva unidade e ao seu fuso horário.

Utilize nomes claros para identificar os dispositivos, como Recepção São Paulo ou Entrada Unidade Manaus, facilitando a conferência das configurações.

6. Utilize a Localização Atual quando o tablet mudar de lugar

Quando um tablet é utilizado sempre no mesmo endereço, mantenha uma Localização fixa vinculada ao dispositivo.

Caso o tablet seja transportado entre cidades, obras, eventos ou unidades em fusos horários diferentes, habilite a opção Localização atual nas configurações do Quiosque. Nesse modo, o GPS do tablet é utilizado para registrar sua posição no momento da marcação.

Para ativar:

1. Acesse Configurações do Quiosque;
2. Abra o tablet desejado;
3. Localize a opção Localização atual;
4. Marque a opção;
5. Clique em Salvar;
6. Confirme se o GPS do tablet está ativo e se o aplicativo possui permissão para acessar a localização.

A Localização atual substitui a Localização fixa durante os registros. Por isso, utilize-a somente quando o dispositivo realmente precisar ser movimentado entre diferentes locais.

7. Como identificar um registro realizado com a Localização incorreta?

Quando houver divergência no horário de um ponto, verifique qual Localização foi utilizada:

1. Acesse Ponto;
2. Abra a aba Pontos;
3. Utilize os filtros para localizar o registro;
4. Clique na linha do ponto;
5. Confira no painel lateral:
   • O horário registrado;
   • A Localização selecionada;
   • A localização real coletada pelo dispositivo, quando disponível;
   • O método de verificação;
   • O status do ponto.

A tela de detalhes permite comparar a Localização selecionada com a posição real do registro.

Exemplo: se um colaborador estava em Manaus, mas selecionou uma Localização de São Paulo, a verificação poderá utilizar o fuso horário da unidade incorreta.

8. Como localizar a origem da configuração incorreta?

A análise depende do dispositivo utilizado.

Registro realizado pelo aplicativo

Verifique:

1. Qual Localização foi selecionada no registro;
2. Quais Localizações estão vinculadas ao colaborador;
3. Se ele deveria utilizar uma Localização fixa ou a Localização Atual;
4. Se o GPS e as permissões de localização estavam ativos;
5. Se a hora e o fuso automático do celular estavam corretamente configurados.

Registro realizado pelo Quiosque

Verifique:

1. Qual tablet foi utilizado;
2. Qual Localização está vinculada ao dispositivo;
3. Se o tablet permanece fixo naquela unidade;
4. Se a opção Localização atual está habilitada;
5. Se o GPS e as permissões de localização do tablet estão ativos;
6. Se a data e a hora do dispositivo estão sincronizadas.

As configurações de Localização e validação de horário de cada Quiosque podem ser administradas remotamente pela página Configurações do Quiosque.

9. Como corrigir a configuração para os próximos registros?

Depois de identificar a origem da divergência:

• Corrija o endereço ou o fuso da Localização cadastrada;
• Vincule ao colaborador somente as Localizações adequadas;
• Oriente-o a selecionar o local correto antes de registrar;
• Habilite a Localização Atual para colaboradores que trabalham em regiões variáveis;
• Corrija a Localização vinculada ao tablet;
• Habilite Localização atual no Quiosque quando o dispositivo for transportado entre diferentes regiões;
• Confirme se o GPS e as permissões de localização estão ativos;
• Mantenha a data, a hora e o fuso automático dos dispositivos sincronizados.

Após alterar as configurações do Quiosque, reinicie ou sincronize o aplicativo caso a mudança não seja apresentada imediatamente. 

10. O que fazer com os pontos já registrados?

A correção da Localização evita o problema nos próximos registros, mas os pontos que já foram realizados devem ser analisados individualmente.

Para revisar:

1. Acesse Ponto > Pontos;
2. Localize o registro;
3. Abra seus detalhes;
4. Compare o horário, a Localização selecionada e a localização real;
5. Confirme com o colaborador o horário em que a marcação ocorreu;
6. Aprove ou recuse o registro de acordo com a análise.

Quando uma verificação de localização ou horário não é concluída, o ponto pode permanecer Pendente até que um supervisor o aprove ou recuse. 

Dicas e solução de problemas

• O horário do ponto está diferente do horário local do colaborador: confira qual Localização foi selecionada e qual fuso está configurado nela.
• O colaborador selecionou uma unidade de outra região: restrinja as Localizações disponíveis em seu perfil.
• O colaborador viaja frequentemente: considere habilitar a Localização Atual no aplicativo.
• O Quiosque foi enviado para outra unidade: altere a Localização vinculada ao tablet antes de utilizá-lo.
• O tablet circula entre diferentes regiões: habilite Localização atual e mantenha o GPS ativo.
• A posição real não foi coletada: confira as permissões de GPS do aplicativo ou do Quiosque.
• O ponto ficou pendente: abra os detalhes e confira as verificações de horário e localização antes de aprovar ou recusar.
• A configuração do Quiosque não foi atualizada: sincronize ou reinicie o aplicativo no tablet.
• O endereço cadastrado está correto, mas o fuso não: abra a Localização, selecione novamente o endereço sugerido no mapa e confira o fuso apresentado.

Melhores práticas

• Cadastre uma Localização específica para cada unidade ou região;
• Não compartilhe uma Localização fixa entre endereços com fusos diferentes;
• Utilize nomes que identifiquem claramente a cidade ou a unidade;
• Restrinja as Localizações disponíveis para cada colaborador;
• Revise a Localização vinculada a cada Quiosque;
• Ative a Localização Atual somente para equipes ou dispositivos móveis;
• Confira o fuso exibido ao cadastrar ou atualizar um endereço;
• Oriente os colaboradores a verificar a Localização antes de confirmar o ponto;
• Mantenha GPS, data, hora e fuso automático ativos nos dispositivos;
• Revise pontos pendentes regularmente para identificar configurações incorretas.

Perguntas frequentes

1. Qual fuso horário é utilizado quando o colaborador registra pelo aplicativo?

É utilizado o fuso horário da Localização selecionada pelo colaborador no momento da marcação. Quando ele utiliza a Localização Atual, a posição é obtida pelo GPS do celular.

2. Qual fuso horário é utilizado no Quiosque?

O Quiosque utiliza a Localização vinculada ao tablet. Quando a opção Localização atual está habilitada, utiliza a posição obtida pelo GPS do dispositivo.

3. Posso utilizar a mesma Localização para unidades em fusos horários diferentes?

Não é recomendado. Cadastre uma Localização para cada endereço ou unidade, garantindo que o fuso correspondente seja utilizado.

4. Como impedir que o colaborador selecione uma Localização de outra região?

Acesse o perfil do colaborador, abra Detalhes profissionais e selecione somente as Localizações que ele poderá utilizar.

5. O que devo fazer quando o colaborador trabalha em diferentes cidades?

Você pode disponibilizar as Localizações correspondentes ou habilitar a Localização Atual para que o aplicativo utilize o GPS do celular.

6. O que devo fazer quando um tablet muda de unidade?

Altere a Localização vinculada ao dispositivo antes dos novos registros. Se ele for utilizado frequentemente em locais diferentes, habilite Localização atual.

7. Como descubro qual Localização foi usada em um ponto?

Acesse Ponto > Pontos, localize o registro e abra seus detalhes. A tela apresenta a Localização selecionada e, quando disponível, a localização real coletada.

8. Alterar a Localização corrige automaticamente os pontos anteriores?

A alteração corrige a configuração para os próximos registros. Os pontos já realizados devem ser localizados e analisados separadamente.

9. Por que um ponto pode ficar pendente por causa do fuso horário?

Porque a verificação de horário compara a hora do dispositivo com o fuso da Localização. Quando essa verificação não é concluída, o registro pode precisar da análise de um supervisor.

10. Preciso ativar o GPS mesmo usando uma Localização fixa?

O GPS é necessário quando a empresa utiliza esse método de verificação ou quando a Localização Atual está habilitada. Outros métodos, como Wi-Fi, iBeacon e IP, também podem ser configurados conforme o dispositivo utilizado.