Como posso criar Modelos de Documentos?

Modelos de documento economizam tempo ao padronizar comunicados, contratos ou notificações enviados aos colaboradores.

Em vez de redigir cada arquivo do zero, os modelos guardam textos com variáveis dinâmicas (nome do colaborador, matrícula, dados da empresa) e permitem gerar documentos consistentes rapidamente.

Esta funcionalidade beneficia equipes de RH e gestores que emitem avisos de suspensão, advertências, contratos de experiência e outros documentos recorrentes.

Criando um novo modelo

1. Acesse Documentos, no menu lateral, e então a aba Modelos. No canto superior direito, clique em Novo modelo. 

2. Defina um nome de modelo. Clique no ícone de lápis ao lado do nome para editá-lo. Digite um título descritivo e pressione Enter ou clique em Salvar; O nome é obrigatório para salvar o modelo.

3. Escreva o conteúdo. A área de edição oferece ferramentas de formatação: negrito, itálico, listas, alinhamento e tamanho da fonte. Use os menus:

   • Inserir: adiciona variáveis dinâmicas como Nome do colaborador, Matrícula do colaborador, Nome da empresa, CNPJ da empresa ou Logotipo da empresa para preencher dados automaticamente ao enviar o documento para o colaborador. Selecione o local no texto e escolha a variável; ela aparece entre chaves.

   • Tabela: permite incluir tabelas e gerenciar linhas e colunas (inserir, excluir ou combinar).

   • Exemplo prático: ao criar um aviso de suspensão, insira a variável {Nome do colaborador} no corpo do texto para personalizar a carta. O colaborador verá seu nome quando receber o documento.

4. Salvar ou cancelar. Clique em Salvar para registrar o modelo. Ele aparecerá na lista com status de Ativo e a data de criação correspondente. Se desistir, clique em Cancelar para retornar à lista sem gravar alterações.

Navegando e editando modelos existentes

1. Continuando na aba Modelos, a lista exibe os modelos criados, a data da última alteração, data de criação e status (Ativo ou Arquivado). Use o campo Buscar para localizar modelos pelo nome e o filtro Status para exibir apenas ativos ou arquivados.

2. Visualize um modelo. Clique em Pré‑visualização (ou clique sobre a linha) para abrir o conteúdo do modelo apenas para leitura. Você verá o texto com as variáveis destacadas e poderá fechar sem alterar nada.

3. Editar ou arquivar. Ao passar o cursor do mouse para a direita, botões Editar e Arquivar aparecem na linha do modelo. Editar abre o editor para modificar o conteúdo; Arquivar abre uma caixa de diálogo de confirmação para mover o modelo para o status de Arquivado. O modelo arquivado permanece na lista, mas não aparece entre os modelos selecionáveis ao enviar documentos. Não é possível reativar documentos, portanto, atenção ao arquivar.

Dicas e melhores práticas

• Crie modelos para processos recorrentes: termos de férias, aditivos salariais ou convites formais podem ser criados como modelo para agilizar o envio.

• Use variáveis consistentemente: ao inserir o nome do colaborador ou matrícula, garanta que os campos existam no cadastro para evitar documentos com campos vazios.

• Revisão antes de enviar: utilize a pré-visualização para verificar a formatação e a posição das variáveis. Pequenos ajustes na fonte ou espaçamento podem melhorar a leitura.

• Arquive com cuidado: modelos arquivados não aparecem para novos envios; mantenha ativos apenas os modelos em uso.

Perguntas frequentes

• Posso duplicar um modelo para criar uma variação? Não há função de duplicar; crie um novo modelo e copie o texto manualmente se precisar de versão diferente.

• Como inserir o logotipo da empresa? No menu Inserir, escolha Logotipo da empresa para adicionar a imagem registrada na plataforma. Ela será renderizada automaticamente no documento final.

• É possível desarquivar um modelo? Não é possível. Se precisar usar novamente, crie um novo modelo a partir do conteúdo existente.

• Quem tem permissão para editar modelos? Apenas usuários com perfil de administrador ou com a permissão de Documentos e Gerenciar Modelos podem criar, editar ou arquivar modelos; demais usuários apenas visualizam.

• Quais tipos de campos dinâmicos estão disponíveis? O botão + Inserir oferece opções para incluir Nome do colaborador, Matrícula do colaborador, Nome da empresa, CNPJ da empresa e Logotipo da empresa. Esses campos aumentam a personalização dos documentos.