Como acompanhar o envio dos Documentos?

O painel de Documentos enviados exibe todos os documentos já encaminhados aos colaboradores através da funcionalidade de documentos do Oitchau.

Ele centraliza contratos, notificações e formulários que precisam de ciência ou assinatura, ajudando gestores a acompanhar pendências e manter o histórico de interações.

Isso é benéfico para equipes de RH que precisam garantir que documentos críticos sejam recebidos, lidos e aprovados em tempo hábil pelos colaboradores.

Acessando e filtrando documentos

1. Navegue até Documentos → Documentos enviados. A lista mostra colunas para nome do colaborador,, matrícula, modelo utilizado, data de envio, quem enviou e status (podendo ser PENDENTE, APROVADO ou RECUSADO).
   Dica: use os filtros para reduzir a lista a um período ou tipo específico.

2. Use o campo de busca e filtros. Pesquise pelo nome do colaborador ou do documento. O filtro de datas permite limitar entre datas inicial e final; os menus suspensos permitem filtrar por modelo e status (por exemplo, exibir apenas documentos pendentes). Estas opções ajudam a localizar rapidamente documentos urgentes.

3. Personalize a visualização. Clique no ícone de colunas para escolher quais colunas deseja exibir (matrícula, modelo, etc.) Isso facilita focar nas informações que mais importam.

4. Exporte a lista se necessário. O ícone de download abre opções para exportar em CSV ou XLSX. Este recurso é útil para relatórios ou análises fora do sistema.

Revisando e gerenciando documentos

1. Abra o detalhe de um documento. Clique em uma linha para abrir um painel lateral com dados do documento: nome do colaborador, data de envio, modelo utilizado e anexo(s). Também aparece uma linha do tempo das ações realizadas (enviado, assinado, recusado, etc.).

2. Revisar e assinar. Para documentos com status PENDENTE, use o botão Revisar e Assinar. Uma tela exibe o conteúdo completo; clique em Aprovar para assinar eletronicamente ou em Recusar para rejeitar.
   Após a assinatura, o status muda para APROVADO e a linha do tempo registra a ação.
   Exemplo: um gerente de vendas revê um acordo de comissão pendente; ao aprovar, o documento passa a valer e fica disponível para download.

3. Cancelar envio. Documentos pendentes também apresentam o botão Cancelar, permitindo interromper o processo antes da assinatura. Útil quando um documento foi enviado por engano ou com dados incorretos.

4. Visualizar documentos aprovados ou recusados. Para documentos já concluídos, os botões Ver e Baixar ficam disponíveis. Ver abre o documento em uma nova janela para leitura; Baixar salva uma cópia local. Para documentos recusados, apenas a visualização está disponível.

5. Acompanhar o histórico. A linha do tempo registra quando o documento foi enviado, visto, assinado ou recusado. Essa informação é útil para auditorias e acompanhamento de SLA.

Melhores práticas e dicas

• Planeje o envio: defina prazos claros e informe os colaboradores antecipadamente para evitar recusas. Use o filtro de datas para monitorar documentos antigos que ainda estão pendentes.

• Use modelos consistentes: alinhe seus documentos a modelos aprovados para reduzir o risco de erros. Veja o artigo de Modelos para detalhes sobre criação.

• Registre alterações: sempre que um documento for cancelado e reenviado, mantenha uma cópia do histórico para fins legais.

Perguntas frequentes

• O que acontece quando um colaborador recusa um documento? O status muda para RECUSADO e a linha do tempo registra a recusa. O documento permanece acessível para consulta, mas não pode ser assinado novamente.

• Posso reabrir um documento cancelado? Não. Se o envio for cancelado, é necessário reenviar um novo documento a partir de um modelo.

• Quem pode assinar documentos? Apenas colaboradores convidados com perfil válido no sistema. O envio e a assinatura ficam registrados com carimbo de data e hora.

• Consigo alterar o modelo de um documento depois de enviado? Não. Para garantir integridade, você deve cancelar o envio e criar um novo documento com o modelo corrigido.