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Seja bem-vindo(a)!
O objetivo deste artigo é te acompanhar na configuração de estrutura e dos primeiros passos da sua ferramenta de Projetos.
Clique na imagem abaixo para visualizar a sua jornada de experiência com Oitchau Timesheets. Neste artigo você conhecerá a ETAPA 1 - CONFIGURAÇÕES GERAIS, conforme a imagem abaixo (clique na imagem para ampliá-la):
Ao final das três Etapas você terá todo o conhecimento de rotina para que acompanhe a performance de Projetos na sua equipe.
Vamos lá!
Passo 1. Configure a estrutura da ferramenta
⏰ Integração com Ferramentas de Gestão e Produtividade
Sua empresa utiliza ferramentas como ASANA, Jira, Click Up ou Todoist? É possível você trazer todos os seus projetos para a Oitchau e eliminar o Passo 3, trazendo mais agilidade para o processo de implantação.
Caso não tenha optado no momento da criação da conta na Integração, acesse paralelamente este artigo e aprenda a ativar esta integração.
⏰ Checando sua permissão no Oitchau
O próximo passo é ter certeza que você possui um acesso com permissão de Administrador. Você pode conferir através do seu menu de opções do Painel de Administrador, que deve constar minimamente as abas: Colaboradores, Atividades, Projetos e Relatórios (A aba Folha aparecerá apenas se você também tiver a adesão do produto de Controle de Ponto).
Garanta que seu nível de permissão está adequado vendo mais informações neste artigo.
Clique em Serviços, no menu vertical esquerdo.
A aba Serviços na Oitchau corresponde a configuração de grupos nos seus projetos. É o momento que você irá descrever todo o escopo de grupos de atividade da sua empresa por nível de especialização e, consequentemente, pelo seu preço por hora.
Exemplos de utilização:
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Diferenciação de profissionais júniores, plenos e sêniors,
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Grupos de trabalho ou cargos que recebam valores diferentes por hora
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Centro de Custo composto por grupos de pessoas que exerçam diferentes atividades
É importante que você configure esta parte para que possa alocar grupos de serviços na Etapa 3.
⏰ Crie seus Clientes
Clique em Clientes, no menu vertical esquerdo.
Todo projeto precisa de um cliente, seja ele interno ou externo. Esta configuração é necessária principalmente se a sua empresa prestar serviços onde os colaboradores se aloquem em clientes (seja para visitas frequentes ou execução de serviços externos).
Sugestão: Caso não se aplique, você pode registrar um cliente com o nome da sua própria empresa, ou apenas com um título com o nome e endereço da sua empresa.
➡ Aprenda como criar Clientes acessando este artigo.
⏰ Configurações iniciais - Localizações
Essa etapa é importante pois os seus colaboradores só registrarão Projetos se a localização de seus dispositivos estiverem habilitadas e coerentes com as quais você registrar nessa etapa.
⏰ Configure as Restrições de Timesheets
Você pode habilitar mensagens e avisos aos colaboradores, além de restringir o envio do Timesheets em determinadas condições. Conheça todas as configurações acessando este artigo.
Passo 2. Adicione seus Colaboradores
Vá a aba Colaboradores e clique no botão + Adicionar;
No menu de opções, selecione a Assinatura Gestão de Projetos e preencha as informações solicitadas.
Detalhes Pessoais
Preencha o nome completo do colaborador, CPF, PIS, matrícula e outras informações para o formato de registro:
✅ Número de telefone: importante para colaboradores que vão marcar tarefas pelo aplicativo
✅ E-mail: importante para colaboradores que vão marcar tarefas pela web. Na Oitchau também há SSO, e você pode conhecer melhor através deste artigo
Detalhes Profissionais
Inclua cargos (ex: analista, assistente), departamento (Infraestrutura, RH, TI), time (só aparecerá esta opção disponível quando houver líderes cadastrados na plataforma. Aprenda a inserir líderes na plataforma neste artigo) e filiais (CNPJs que sua empresa possua).
Por último nesta etapa, inclua a permissão. Você pode escolher basicamente três opções:
a. Administrador: para novos gerentes de projetos, acesso completo a criar novos projetos, novas tarefas, incluir e remover colaboradores de projetos. É um acesso completo a configurações da plataforma.
b. Supervisor: é o nível de permissão para líderes - estes gestores só poderão ver informações de tarefas e relatórios do seu próprio time.
c. Básico: permissão para colaboradores que irão registrar tarefas e enviar Timesheets diretamente ao seu líder.
Custo
Custo por hora: é o valor base do colaborador para que você visualize e compare em relatórios as colunas Custo do Colaborador e Custo do Projeto.
💡 Esta é uma configuração opcional, mas importante para a construção de relatórios na Etapa 3.
Configurações Avançadas
Selecione uma localização: habilite opcionalmente uma configuração específica para um colaborador.
PROJETOS
Serviços: inclua qual o serviço, ou seja, grupo de trabalho que este colaborador pertence. Você pode incluir mais de um serviço.
Passo 3. Cadastre seu projetos (e configure-os)
Agora, vamos criar o seu primeiro projeto! 📝
Para isso, basta você acessar a aba Projetos > Gerenciar Projetos
Ao criar um novo Projeto, você precisa clicar na opção + Novo Projeto e preencher as seguintes informações:
a. ID - essa identificação você inclui de maneira a organizar os projetos e pode ser qualquer número - exemplos: 01, 02, 03.
b. Nome - você inclui um nome para o Projeto dependendo do seu segmento de empresa. Outros exemplos: Logística e Transporte, Projeto de Infraestrutura e Facilities, entre outros.
c. Cliente - aqui, você inclui qual cliente, interno ou externo, esta demanda vai se destinar. Você também pode criar um cliente no ato de criação do projeto.
d. Horas Estimadas - É possível você acompanhar qual é a evolução em porcentagem. Acesse este artigo. para ter mais informações.
e. Custo Estimado - Atribua um valor de custo financeiro para visualizar a progressão de orçamento nesta atividade.
Depois de criar o Projeto, é importante que finalize o preenchimento de informações. Clique sobre o novo projeto criado e abra as informações detalhadas:
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Bloquear atividades fora da jornada: esta opção é comum se você também utiliza a Oitchau Controle de Ponto. O projeto não será liberado para execução se não for executado durante o período de horas de trabalho do colaborador.
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Projeto público: se você quiser que um projeto seja visualizado por todos os colaboradores de Assinatura Gestão de Projetos da sua empresa, ative esta chave.
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Personalizar Campos: Adicione campos númericos ou em texto no preenchimento de informações personalizadas que serão preenchidas pelos colaboradores que participarem do projeto (exemplo: Projeto de Instalação de Software - Quantidade de Servidores)
Passo 3. Cadastre suas tarefas e aloque aos colaboradores
Depois da criação do Projeto, é necessário que você insira as Tarefas que compõe este escopo de trabalho e aloque as mesmas aos colaboradores que devem visualizá-lo.
Para preencher uma nova tarefa, você precisa clicar em + Nova Tarefa e incluir o nome da tarefa em questão.
Exemplos: Em um Projeto de Desenvolvimento de TI, há tarefas de Qualidade (QA), Desenvolvimento Front-End, Design de Produtos, UX, entre outros
Após criar o nome da tarefa, inclua qual tipo de serviço e/ou colaboradores irão integrar esta atividade. No exemplo acima, a tarefa Segurança da Informação poderá ser executada pelo serviço Especialista em Fraude.
✅ Você pode incluir colaboradores específicos, que não façam parte do serviço, para que acessem a marcação desta tarefa também.
❎ A partir do momento que um projeto possui um serviço ou um colaborador alocado, não é mais possível do mesmo ser público.
Depois da criação de todas as suas tarefas, você poderá alterar ou editar qualquer serviço clicando sobre a linha da tarefa.
💡 Você utiliza no seu dia a dia de trabalho o ASANA? Saiba como fazer uma integração nativa das suas tarefas para o seu Timesheets!
Pronto! Você concluiu a Etapa 1 - Configurações Gerais e agora pode comunicar o seu colaborador para que faça o primeiro acesso na Oitchau.
▶ Próximo passo: inicie a comunicação do seu Timesheet para seus colaboradores acessando o artigo de ETAPA 2 - INÍCIO DA MARCAÇÃO DE PONTO - acesse já e continue a sua configuração.
Excelente gestão para você!
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