¿Cómo solicitar la transferencia de un empleado a otro horario por un período predefinido?

Una solicitud de asignación de horario permite trasladar temporalmente a un empleado a otro horario sin cambiar su jornada principal.

Este procedimiento se utiliza cuando el empleado debe cubrir turnos, realizar una capacitación o participar en un proyecto especial. Garantiza que el empleado sea compensado correctamente durante el período indicado.

Los usuarios con permiso para crear solicitudes en el módulo Ausencias y vacaciones pueden enviarlas y los supervisores pueden aprobarlas.

1. Abrir el módulo de solicitudes

   • En el menú lateral, haga clic en Absence & Vacation.

   • Seleccione +Asignar ausencia y luego, en el panel Crear nuevo, elija Schedule assignment en la sección de Schedule management.

2. Completar la asignación de horario

   • En el campo Buscar empleados, seleccione al empleado que desea trasladar.

   • Elija el Schedule de destino de la lista desplegable.

   • Defina la Fecha de inicio.

   • Para que la transferencia sea temporal, active Set end date y elija la fecha en que el empleado regresará a su horario original.

   • Añada Comentarios para explicar el motivo de la transferencia.

   • Haga clic en Confirmar para enviar la solicitud.

3. Seguimiento y aprobación

   • La solicitud aparecerá en la lista. Los supervisores o administradores con permiso podrán aprobarla o rechazarla.

   • Una vez aprobada, el empleado pasará automáticamente al nuevo horario en las fechas indicadas.

4. Método alternativo para usuarios con acceso total

   • Los usuarios con autonomía total pueden editar directamente las jornadas en el módulo Horarios.

   • Abra la jornada correspondiente, cree una excepción indicando el empleado y el período y guarde para aplicar el cambio.

¿Qué hacer si una Solicitud de Asignación de Horario fue aprobada con la fecha o el Horario incorrectos?

Si una Solicitud de Asignación de Horario ya fue aprobada con una fecha o un Horario incorrectos, existen dos formas de corregirlo:

Opción 1 — Corregirlo directamente desde el perfil del empleado

1. Accede a Personas;
2. Selecciona al empleado mediante la casilla de selección;
3. Haz clic en Acciones > Horario;
4. Selecciona Sin Horario;
5. Ingresa como Fecha de inicio la misma fecha en la que comenzó el Horario incorrecto;
6. Confirma el cambio;
7. Después, asigna nuevamente el Horario correcto, indicando la Fecha de inicio deseada.

Opción 2 — Crear una nueva Solicitud de Asignación de Horario

Crea una nueva Solicitud de Asignación para la misma fecha en la que comenzó el Horario incorrecto, pero esta vez selecciona el Horario correcto. Después, aprueba la nueva solicitud.

Después de realizar la corrección, si necesitas enviar una nueva solicitud de transferencia, revisa cuidadosamente el Horario y, principalmente, la Fecha de inicio antes de enviar y aprobar la solicitud.

Consejos y solución de problemas

• Define siempre una Fecha final para transferencias temporales; si la dejas en blanco, el Horario se modificará de forma permanente.
• Utiliza el campo de Comentarios para registrar el motivo del cambio.
• Para cancelar una solicitud Pendiente, abre la solicitud y utiliza la opción Cancelar.

Mejores prácticas

• Planifica el cambio de Horario con anticipación y alinea las fechas con el cierre de Nómina.
• Prefiere utilizar Solicitudes de Asignación en lugar de cambios manuales para mantener el historial y la aprobación formal.
• Verifica que el Horario de destino esté configurado correctamente antes de realizar la transferencia.

Preguntas frecuentes

1. ¿Por qué no encuentro el Horario que necesito?
   Solo aparecen en la lista los Horarios registrados. Crea el Horario en Horarios si todavía no existe.
2. ¿Puedo transferir a varios empleados al mismo tiempo?
   Las Solicitudes de Asignación son individuales. Para cambios permanentes de grupo, asigna a los empleados directamente al Horario.
3. ¿Qué sucede si no defino una Fecha final?
   El empleado permanecerá en el nuevo Horario hasta que se cree otra solicitud para modificarlo nuevamente.
4. ¿El empleado puede ver la asignación?
   Sí. Después de la aprobación, el Horario del empleado se actualiza en la app.
5. ¿Cómo cancelo una solicitud Pendiente?
   Abre la solicitud en la lista y selecciona Cancelar o Eliminar, según los permisos disponibles.
6. Aprobé una asignación al Horario incorrecto. ¿Necesito eliminar la solicitud anterior?
   No. Puedes corregirlo estableciendo al empleado como Sin Horario a partir de la fecha incorrecta y asignando después el Horario correcto, o creando y aprobando una nueva Solicitud de Asignación para la misma fecha con el Horario correcto.