¿Cómo desactivar a un colaborador?

Desactivar a un colaborador elimina su acceso al sistema y finaliza su participación activa en la plataforma.

Este procedimiento se utiliza cuando un empleado es dado de baja de la empresa o cuando ya no necesita acceder al sistema por alguna razón.

1. Localizar al colaborador

   • Accede a People.

   • Usa el campo de búsqueda o la lista para encontrar al colaborador.

   • Haz clic en el nombre del colaborador para abrir sus detalles.

2. Iniciar la desactivación

   • En la parte superior derecha del perfil, haz clic en Desactivar empleado (botón rojo).

3. Completar la información

   • En la ventana Desactivar empleado, ingresa la Deactivation Date.

   • Selecciona la Deactivation Date.

   • Opcionalmente, marca las casillas:

     • Remove from payroll group – excluye al colaborador de la nómina inmediatamente. Para acceder al cierre de este colaborador, accede a la pestaña de Deactivated employees después de acceder a Nómina en el menú lateral.

     • Clear schedule on deactivation day – elimina la jornada asignada en la fecha indicada.

4. Confirmar la acción

   • Haz clic en Desactivar para finalizar.

   • Será necesario escribir el nombre del colaborador en cuestión para confirmar la desactivación.

No aparece la opción para desactivar al empleado

Un empleado con el perfil Propietario no puede ser desactivado mientras continúe siendo el Propietario de la empresa.

Para verificarlo:

1. Accede a Personas;
2. Haz clic en el ícono de columnas, en la esquina superior derecha;
3. Habilita la columna Tipo de perfil, si no está visible;
4. Localiza al empleado;
5. Confirma si el tipo de perfil mostrado es Propietario.

Si necesitas desactivarlo, primero transfiere el perfil de Propietario:

1. Abre el perfil del empleado que será el nuevo Propietario;
2. Haz clic en Acciones;
3. Selecciona Establecer como propietario;
4. Confirma la transferencia;
5. Verifica que el nuevo Propietario pueda acceder a la empresa;
6. Regresa al perfil del antiguo Propietario y desactiva al empleado.

Consejos y solución de problemas

• Eliminar del grupo de pago puede afectar los cálculos de nómina; consulta con el departamento de RH.

• La desactivación es irreversible; para reactivar, crea un nuevo registro o usa la opción Reactivar colaborador.

Buenas prácticas

• Realiza la desactivación inmediatamente después de la baja para evitar accesos indebidos.

• Documenta el motivo de la baja para registro interno.

• Confirma con el colaborador y RH antes de limpiar jornada y eliminar del grupo de pago.

Preguntas frecuentes

1. ¿Puedo reactivar a un colaborador desactivado? Sí, solo activa la opción "Show deactivated employees", en la página de People, luego haz clic en Reactivate employee después de abrir el perfil.

2. ¿La desactivación elimina registros históricos de asistencia? No. Los registros permanecen en el sistema para consulta.