El banco de horas es una forma de acumular horas trabajadas más allá de la jornada normal para compensarlas posteriormente.
En Oitchau, activas y configuras el banco de horas dentro de la pestaña Horas extras de tu grupo de reglas.
Ahí defines fechas de inicio y vencimiento, ciclos de expiración, si el banco será cíclico, cómo se distribuirán las horas entre banco y horas extras y cuándo debe convertirse el saldo.
Estas configuraciones permiten que las reglas estén en conformidad con acuerdos colectivos, ofreciendo flexibilidad para cada empresa.
Activar el banco de horas
Accede a Reglas comerciales y abre un grupo o crea uno nuevo.
Ve a la pestaña Horas Extras y activa el interruptor Activar bolsa de horas.
Define:
Fecha de inicio: cuándo comienza la contabilización del banco.
Primer vencimiento (Opcional): elige una fecha de cierre si ya existe banco anterior.
Duración del banco: cuántos meses dura cada período (ej.: 2 meses).
Banco cíclico (Opcional): funciona con un número definido de ciclos (meses).
En cada nuevo ciclo, el sistema cierra automáticamente el saldo más antiguo, realizando la liquidación de las horas positivas o negativas de ese período.
Ejemplo: si el banco está configurado con 3 ciclos antes de reiniciar. En enero, el colaborador acumuló +10h; En febrero, acumuló +20h; En marzo, las +10h de enero son liquidadas, pues enero alcanzó el fin del ciclo
Mostrar saldo en la aplicación: elige si el colaborador verá el saldo de banco en la app para celular.
Missing Days (Faltas): decide si los días sin marcaje reducen el saldo del banco y serán considerados como días faltantes (para indicadores en la plataforma).
Dividir los días de compensación
Elige cómo deseas distribuir las fases:
Specific days: indica directamente qué días (lunes a sábado, domingo, feriado) forman parte de cada fase.
- Planned & Non planned days: usa los días planeados y no planeados de la jornada del colaborador como parámetro de cada fase.
Separar turnos que se dividen en más de un día (en casos de turnos finalizados después de las 00:00):
Calendar: Si las fases se dividen después de que el día pasa a ser otro en el calendario.
Shifts: Si las fases deben respetar la jornada prevista del horario de trabajo, como un solo turno.
Configurar la forma de compensación
Para cada fase, define si la compensación será un porcentaje de compensación o un multiplicador.
En el porcentaje, cada hora vale un incremento fijo (ej.: 50%). Esta información aparecerá en reportes y eventos de Nómina.
En el multiplicador, la hora es multiplicada (ej.: x1, x1.5, x2 etc.). Las horas multiplicadas se actualizan en tiempo real para que el colaborador las utilice.
Ejemplo: 30 minutos de banco positivo con un multiplicador de x2, se convertirá en 1 hora positiva para el colaborador.
Personalizar fases
Haz clic en Nueva etapa para agregar una fase.
Elige los días aplicables y define el porcentaje o multiplicador.
Renombra la fase para mejorar la lectura en los reportes.
Para diferenciar períodos nocturnos y diurnos, haz clic en el í-id="126"Sol/Luna.
Si es necesario, define límites y distribución personalizada:
Distribución de horas entre banco y horas extras para la misma fase deslizando la barra (ej.: 50% banco / 50% extra).
Límite diario en cada fase, definiendo cuántas horas pueden ir al banco antes de ser convertidas a otra fase.
Definir límites de banco de horas (Opcional)
Utilizado cuando hay un límite diferente al diario, respecto a cuántas horas pueden adquirirse en una determinada fase antes de ser convertidas a otra, o se conviertan en horas extras.
Selecciona la fase original de banco a considerar.
Configura si el límite será de horas positivas o negativas.
Cuando se sobrepase, el saldo excedente será convertido en horas extras o transferido a otra fase.
Es posible definir diferentes límites para distintas fases, permitiendo conversiones escalonadas (por ejemplo, +20h para convertir la Fase A a la Fase B, +40h para convertir la Fase B en horas extras).
Activar alertas de límite
Activa las alertas para enviar notificaciones cuando el colaborador alcance un total de horas positivas (por día, semana o mes).
La alerta sirve solo como aviso, no impide que el colaborador sobrepase ese valor.
Guardar y finalizar
Después de llenar todas las configuraciones, haz clic en Guardar.
Ajusta también Turno Nocturno, Tolerancia y On Call.
Importante: solo añade colaboradores después de completar todas las configuraciones; después de agregarlos, no es posible editar el grupo.
¿Cómo poner en cero el Banco de horas de los empleados?
Si la empresa desea poner en cero el saldo del Banco de horas de los empleados a partir de una fecha determinada, se recomienda crear una nueva Política de pago y comenzar a utilizarla el día siguiente a la fecha en la que debe finalizar el Banco de horas actual.
Al transferir empleados entre Políticas de pago, la plataforma permite definir una nueva Fecha de inicio y, cuando corresponda, elegir si se transferirá el saldo restante del Banco de horas.
Para realizar el cambio:
- Define cuál será el último día considerado en el Banco de horas actual;
- Crea una nueva Política de pago;
- Configura completamente las reglas de la nueva política antes de agregar a los empleados, ya que las reglas principales quedan bloqueadas después de incluirlos;
- Configura el inicio de la nueva política para un día después de la fecha en la que debe ponerse en cero el Banco de horas;
- Accede a la pestaña Empleados de la nueva Política de pago;
- Agrega a los empleados que comenzarán a utilizar la nueva política;
- En Fecha de inicio, indica también el día siguiente a la fecha en la que debe finalizar el saldo anterior;
- No marques la opción Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago;
- Confirma la inclusión de los empleados.
Ejemplo
Si la empresa desea finalizar el saldo anterior el 31/08:
- El Banco de horas actual permanece vigente hasta el 31/08;
- La nueva Política de pago debe comenzar el 01/09;
- Los empleados deben agregarse a la nueva política con Fecha de inicio 01/09;
- La opción Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago debe permanecer desmarcada.
De esta manera, los empleados comienzan a seguir la nueva Política de pago sin llevar el saldo anterior al nuevo periodo.
Importante: la opción Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago se utiliza cuando la empresa desea conservar el saldo al transferir al empleado entre políticas. Cuando el objetivo es comenzar la nueva política sin ese saldo, no habilites la transferencia. La disponibilidad de la transferencia también depende de la compatibilidad entre las configuraciones de las políticas.
Consejos y solución de problemas
- Revisa las Fechas de inicio, vencimiento y duración para asegurarte de que el saldo se acumule correctamente.
- Al utilizar un Banco de horas cíclico, considera que el saldo positivo o negativo de periodos anteriores se cerrará al inicio de cada nuevo ciclo.
- Si las horas parecen incorrectas, verifica que los empleados estén en la política correcta y que las fases y porcentajes correspondan con lo planificado.
- Si el objetivo es poner el saldo en cero, antes de confirmar verifica que Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago esté desmarcado.
- Para cambios masivos, selecciona a todos los empleados que deban comenzar el nuevo Banco de horas en la misma fecha.
Mejores prácticas
- Informa a los empleados sobre las reglas de acumulación y vencimiento.
- Combina porcentajes y multiplicadores para ajustar la remuneración según las necesidades.
- Revisa los reportes periódicamente y ajusta las fases según la estacionalidad o los cambios en los convenios colectivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo dividir las horas entre el Banco de horas y las horas extras?
Sí. Ajusta la barra de distribución para definir el porcentaje de horas que irá al Banco de horas y a las horas extras. - ¿Qué sucede cuando se alcanza el límite del Banco de horas?
El saldo excedente se convierte según la regla configurada: puede convertirse en horas extras o transferirse a otra fase. - ¿Cuál es la diferencia entre porcentaje y multiplicador?
El porcentaje agrega un valor fijo sobre cada hora para efectos de reportes y eventos, mientras que el multiplicador modifica el Banco de horas en tiempo real (por ejemplo: 1h × 1.5 = 1h30). - ¿Puedo editar las reglas después de agregar empleados?
No. Cualquier ajuste debe realizarse antes de incluir a los empleados en la política. - ¿Cómo pongo en cero el Banco de horas de todos los empleados?
Crea una nueva Política de pago, configura su inicio para el día siguiente al cierre del Banco de horas anterior y agrega a los empleados en esa misma fecha, sin marcar Transferir saldo restante del banco a la nueva política de pago. - ¿Qué fecha debo utilizar en la nueva Política de pago?
Utiliza el día siguiente a la fecha en la que debe finalizar el Banco de horas anterior. Por ejemplo, para finalizarlo el 31/08, utiliza el 01/09 como inicio de la nueva política. - ¿Qué Fecha de inicio debo indicar al agregar a los empleados?
Utiliza también el día siguiente al cierre del Banco de horas anterior. - ¿Puedo reutilizar la Política de pago actual para realizar este procedimiento?
Para este escenario, crea una nueva Política de pago. Además de separar el nuevo periodo, las reglas principales de una política dejan de ser editables después de agregar a los empleados.
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