[Administrador] ¿Cómo configurar guardias en mi empresa?

Una guardia es el periodo en que un colaborador permanece disponible para atender una necesidad de trabajo fuera de su jornada normal. En Oitchau, hay dos conceptos importantes: On-Call Shift y On-Call Working Time.

Shift es el periodo completo de disponibilidad, mientras que Working Time es el tiempo efectivo trabajado durante esa guardia. Configurar correctamente estas opciones garantiza que las guardias y activaciones aparezcan en los informes y sean compensadas según la política de la empresa.

Acciones principales o configuración

1. Habilitar permisos de Guardia
   • En el panel web, haz clic en tu nombre o foto en la esquina superior derecha.
   • Ve a Company Settings > Permissions.
   • Selecciona el nivel de permiso: Admin, Supervisor o Básico.
   • Activa Manage OnCall y Request & View On Call.
     • Manage OnCall permite aprobar o agregar guardias y activaciones.
     • Request & View On Call permite que los colaboradores registren solicitudes de guardia o activación.
   • Repite la configuración para todos los niveles relevantes.
   • Sin estos permisos, el menú On Call no aparece en el área de Fichaje.
      
2. Definir la compensación de activaciones
   • Ve a Configure > Reglas comerciales.
   • Crea un grupo nuevo o edita uno existente.
   • Los grupos estándar (Principal) o aquellos con empleados anãdidos, no permiten edición.
   • En el grupo de reglas, abre la pestaña On Call.
   • En On-Call Working Time, elige la opción de compensación:
     • No compensation: el tiempo trabajado durante la activación no se cuenta como extra.
     • Usar las reglas de fichaje: la activación sigue las reglas definidas en el grupo.
   • Haz clic en Guardar.
      
3. Registrar y gestionar On Call Shifts y Working Time
   • En el menú lateral, entra a Fichaje > On Call.
   • Usa filtros por colaborador, periodo, tipo y estado.
   • Para agregar un nuevo registro, haz clic en +New On-Call.
     • Busca al colaborador.
     • Selecciona la categoría: On-Call Shift o On-Call Working Time.
     • Ingresa fecha y hora de inicio y fin.
     • Haz clic en Create.
   • Las solicitudes aparecen con estado Pendiente, Aprobado o Rechazado.
   • Administradores y supervisores pueden aprobar o rechazar solicitudes pendientes desde el icono de acción.
      

Consejos o solución de problemas

• Si no ves la pestaña On Call, revisa si tu grupo de permisos tiene Manage On-call o Request & view On-call habilitado.
• Si necesitas editar la compensación en un grupo estándar, crea un nuevo grupo de reglas comerciales.
• Usa el filtro Status para encontrar rápidamente solicitudes pendientes.

Mejores prácticas

• Crea grupos de reglas diferentes para cargos o departamentos con políticas distintas.
• Indica a los colaboradores que registren activaciones inmediatamente después del trabajo realizado.
• Usa el filtro de fechas en Fichaje > On Call antes de cerrar la nómina.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre On-call Shift y Working Time?
   Shift es el periodo en que el colaborador está disponible. Working Time es el tiempo efectivo trabajado dentro de ese periodo.

2. ¿Quién puede aprobar guardias?
   Solo usuarios con permiso Manage OnCall pueden aprobar o rechazar solicitudes.

3. ¿Cómo garantizo que el Working Time se pague como hora extra?
   En la pestaña On Call del grupo de reglas, selecciona Usar las reglas de fichaje y confirma que existan reglas de horas extras configuradas.