[Administrador] ¿Cómo configurar guardias en mi empresa?

Una Guardia permite registrar los periodos en los que un colaborador permanece disponible fuera de su horario habitual y, cuando corresponda, el tiempo en el que efectivamente fue requerido para trabajar.

En la plataforma encontrarás dos categorías:

• Turno de guardia: corresponde al periodo completo en el que el colaborador permanece disponible.
• Tiempo de trabajo en guardia: corresponde al periodo en el que el colaborador fue requerido durante esa guardia.

Por ejemplo, un colaborador puede tener un Turno de guardia de las 18:00 a las 23:30 y un Tiempo de trabajo en guardia de las 20:00 a las 20:45.

Configurar correctamente las guardias permite registrar estos periodos por separado y aplicar la compensación definida por la empresa.

1. Habilitar los permisos de Guardia

Para que los usuarios puedan visualizar, solicitar o administrar guardias, revisa primero sus permisos.

1. En el panel web, haz clic en tu nombre o foto en la esquina superior derecha.
2. Accede a Ajustes de empresa > Permisos.
3. Selecciona el nivel de permiso que deseas configurar.
4. Revisa las siguientes opciones:
   • Administrar On Call: permite crear y gestionar guardias.
   • Solicitar y ver On Call: permite crear y visualizar solicitudes de guardia.
5. Guarda los cambios.

La disponibilidad de estas opciones depende del nivel de permiso utilizado por cada usuario.

2. Definir la compensación del Tiempo de trabajo en guardia

La compensación debe configurarse en el Grupo de Reglas utilizado por los colaboradores.

1. Accede a Configurar > Grupos de reglas.
2. Crea un nuevo grupo o abre uno que todavía pueda editarse.
3. Accede a la configuración relacionada con On Call.
4. En la configuración correspondiente al Tiempo de trabajo en guardia, selecciona cómo debe tratarse la compensación.
5. Guarda los cambios.

La configuración disponible permite definir si ese periodo tendrá compensación o si seguirá las reglas establecidas en el Grupo de Reglas.

3. Registrar un Turno de guardia o Tiempo de trabajo en guardia

Para crear un registro:

1. Accede a Fichaje > Guardia.
2. Haz clic en Nueva guardia.
3. Busca y selecciona al colaborador.
4. En Categoría, selecciona:
   • Turno de guardia, para registrar el periodo completo de disponibilidad; o
   • Tiempo de trabajo en guardia, para registrar el periodo en el que el colaborador fue requerido.
5. Informa la fecha y hora de inicio.
6. Informa la fecha y hora de término.
7. Haz clic en Crear.

En la pestaña Guardia también puedes consultar los registros existentes y utilizar los filtros disponibles para localizar los periodos necesarios. La documentación actual permite filtrar por colaborador, periodo, tipo y estado.

Ejemplo de registro

Un colaborador permanece disponible de las 18:00 a las 23:30 y recibe una llamada para trabajar de las 20:00 a las 20:45.

Nesse caso, registre:

• Turno de guardia: 18:00 a 23:30.
• Tiempo de trabajo en guardia: 20:00 a 20:45.

Así, el periodo de disponibilidad y el periodo del requerimiento quedan registrados de forma separada.

¿El Turno de guardia o el Tiempo de trabajo en guardia generan Adicional Nocturno?

No. Los periodos registrados como Turno de guardia o Tiempo de trabajo en guardia no se contabilizan como Horas Trabajadas. Por este motivo, tampoco se consideran en el cálculo del Adicional Nocturno.

Esto también aplica cuando el Tiempo de trabajo en guardia ocurre entre las 22:00 y las 05:00.

Aunque represente el periodo en el que el colaborador fue requerido durante la guardia, ese registro permanece clasificado como Tiempo de trabajo en guardia, y no como Horas Trabajadas.

Ejemplo: Tiempo de trabajo en guardia durante el periodo nocturno

Un colaborador tiene un Turno de guardia y es requerido de las 23:00 a la 01:00.

Si ese periodo se registra únicamente como Tiempo de trabajo en guardia:

• Las 2 horas permanecerán registradas como Tiempo de trabajo en guardia.
• No se sumarán a Horas Trabajadas.
• No generarán Adicional Nocturno.

¿Qué hacer si ese periodo también debe contar como Horas Trabajadas?

Si el colaborador realmente trabajó durante la guardia y la empresa necesita que ese periodo también forme parte de las Horas Trabajadas y, cuando corresponda, del Adicional Nocturno, una alternativa es registrar los fichajes correspondientes al periodo trabajado.

Utilizando el ejemplo anterior, el colaborador puede registrar:

• Entrada: 23:00.
• Salida: 01:00.

De esta forma, el periodo representado por los fichajes podrá formar parte de las Horas Trabajadas y, si se encuentra dentro del periodo nocturno configurado, podrá considerarse en el cálculo correspondiente.

Importante: registrar únicamente un Turno de guardia o un Tiempo de trabajo en guardia no transforma ese periodo en Horas Trabajadas. Si el trabajo realizado también debe formar parte de las horas trabajadas, los fichajes deben representar ese periodo.

Consejos o solución de problemas

• No aparece la pestaña Guardia: revisa si el usuario tiene habilitado Administrar On Call o Solicitar y ver On Call, según el acceso necesario.
• Necesitas registrar únicamente la disponibilidad: utiliza Turno de guardia.
• Necesitas registrar el periodo en el que el colaborador fue requerido: utiliza Tiempo de trabajo en guardia.
• El Tiempo de trabajo en guardia ocurrió entre las 22:00 y las 05:00, pero no generó Adicional Nocturno: este periodo no se contabiliza como Horas Trabajadas. Si también debe formar parte de las horas trabajadas, registra los fichajes correspondientes.
• La compensación no corresponde a lo esperado: revisa la configuración de On Call en el Grupo de Reglas aplicado al colaborador.
• Necesitas localizar solicitudes pendientes: utiliza los filtros disponibles en la pestaña Guardia.

Mejores prácticas

• Diferencia siempre el periodo completo de disponibilidad del periodo en que hubo un requerimiento efectivo.
• Utiliza Turno de guardia para la disponibilidad y Tiempo de trabajo en guardia para el periodo del requerimiento.
• Revisa la configuración del Grupo de Reglas antes de comenzar a utilizar las guardias.
• Orienta a los colaboradores para que los periodos sean registrados con las horas correctas.
• Antes del cierre de nómina, revisa los registros de Guardia del periodo.
• Si el trabajo realizado durante una guardia también debe contar como Horas Trabajadas, verifica que existan los fichajes correspondientes.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre Turno de guardia y Tiempo de trabajo en guardia?

   Turno de guardia es el periodo completo en el que el colaborador permanece disponible. Tiempo de trabajo en guardia es el periodo en el que fue requerido durante esa guardia.

2. ¿Dónde registro una nueva guardia?

   Accede a Fichaje > Guardia y selecciona Nueva guardia. Después, elige entre Turno de guardia y Tiempo de trabajo en guardia.

3. ¿Quién puede administrar las guardias?

   El usuario debe contar con el permiso correspondiente. Administrar On Call permite crear y gestionar guardias, mientras que Solicitar y ver On Call permite crear y visualizar solicitudes. 

4. ¿Registrar Tiempo de trabajo en guardia es lo mismo que registrar Entrada y Salida?

   No. Tiempo de trabajo en guardia posee su propia clasificación y no sustituye los fichajes utilizados para contabilizar Horas Trabajadas.

5. ¿Dónde configuro la compensación de las guardias?

   La configuración se realiza en el Grupo de Reglas aplicado al colaborador, dentro de las opciones relacionadas con On Call.