Automações: Como criar e-mails automáticos com resumos de pendências para os supervisores? – Oitchau

No Oitchau, a automação do Email de Resumo ajuda supervisores a acompanhar pendências de ponto e de jornada de seus colaboradores antes do fechamento da folha de pagamento.

Quando habilitada, a plataforma envia automaticamente um relatório consolidado para cada supervisor direto com problemas de ponto da equipe e outras irregularidades. Isso evita surpresas no fechamento do período, reduz retrabalho e previne descontos indevidos.

Somente usuários com permissão de Automações podem configurar essa funcionalidade, e cada supervisor recebe informações apenas sobre os colaboradores que gerencia diretamente; seus próprios dados não são incluídos.

Importante: Cada supervisor pode receber no máximo 1 e‑mail por dia e até 12 e‑mails por mês.

Ações ou configurações principais

Abra o módulo Automações
- Na barra lateral selecione Automações. Clique em Nova automação para criar uma nova automação.
  - Nota: No plano padrão é possível criar apenas uma automação. Planos pagos permitem múltiplas automações e acesso à criação de Modelos de documentos.
- No campo Nome informe um nome claro, como “Resumo semanal dos supervisores”. Esse rótulo aparece na lista de automações e facilita a identificação.
Selecione a ação – Enviar e‑mail
- Na seção Ação abra o menu Tipo e escolha Enviar e‑mail. Uma nota abaixo lembra que cada gestor pode receber no máximo 1 e‑mail por dia e até 12 e‑mails por mês.
- O modelo de e‑mail não pode ser customizado; o Oitchau utiliza um resumo padrão que consolida:
  - Pontos pendentes;
  - Pontos inválidos;
  - Pontos ímpares;
  - Dias com pedidos pendentes;
  - Horas faltantes;
  - Horas extras;
  - Horas positivas de banco;
  - Horas negativas de banco;
  - Dias trabalhados excedendo 10 horas;
  - Horas de intervalo não utilizadas;
  - Faltas.
Configure a automação
- Data: selecione a primeira data em que o e‑mail deve ser enviado. Para agendas recorrentes, o e‑mail se repetirá em relação a esse dia (por exemplo, semanalmente no mesmo dia da semana ou mensalmente no mesmo dia do mês).
- Hora: defina o horário no formato de 24 horas; o padrão é 08:00. Os e‑mails são enviados de acordo com o fuso horário da empresa.
- Frequência: escolha a periodicidade do resumo:
  - Não se repete – envia apenas uma vez.
  - Semanal – repete toda semana no mesmo dia selecionado em Data.
  - Mensal – repete no mesmo dia do mês.
  - Dias antes da data final do período – permite indicar quantos dias antes do fim do período o e‑mail deve ser enviado. Surge um novo campo onde você informa o número de dias.
    - Importante: O período é definido por padrão para o dia 1; para alterá‑lo é necessário contatar o Suporte.
- Exemplo: Para enviar um lembrete três dias antes do período, selecione Dias antes da data final do período e insira 3.
A audiência é definida automaticamente
- Na seção Audiência o sistema inclui automaticamente Todos os supervisores diretos, e isso não pode ser editado. Assim, cada supervisor recebe métricas apenas da sua própria equipe.
  - Dica: Supervisores de colaboradores sem horas planejadas não recebem o e‑mail.
  - Clique em Salvar automação. A automação passa para o estado Ativo e a agenda será executada automaticamente.

Dicas ou solução de problemas

Apenas usuários com permissão de Automações podem criar ou editar automações; solicite a um administrador se não visualizar o botão Nova automação.
Se o e‑mail de resumo não chegar, verifique se o supervisor tem subordinados com horas planejadas; supervisores sem equipe ou cujo time não possua horas planejadas não recebem o e‑mail.
Cada supervisor pode receber apenas um e‑mail por dia e no máximo 12 por mês, mesmo se você acionar o envio manualmente.

Melhores práticas

Agende o e‑mail de resumo alguns dias antes do fechamento da folha para que os supervisores possam corrigir pendências a tempo.
Use a frequência Semanal para acompanhamento contínuo e Mensal para equipes menos dinâmicas.
Mantenha o nome da automação descritivo (por exemplo “Resumo quinzenal – Vendas”) para evitar confusão quando houver várias automações.

Perguntas frequentes

Quais métricas aparecem no e‑mail de resumo?
O e‑mail inclui: Pontos pendentes, Pontos inválidos, Pontos ímpares, Dias com pedidos pendentes, Horas faltantes, Horas extras, Horas positivas de banco, Horas negativas de banco, Dias trabalhados excedendo 10 horas, Horas de intervalo não utilizadas e Faltas.
Posso alterar o período analisado no e‑mail?
A data inicial do período é definida ao nível da empresa por padrão para o dia 1. Para alterar, é necessário entrar em contato com o Suporte.
Posso enviar o e‑mail para outros cargos ou indivíduos específicos?
Não. Para a automação do e-mail a audiência é fixa em Todos os supervisores diretos.
O que acontece se eu escolher “Não se repete”?
O e‑mail será enviado apenas uma vez na data e hora selecionadas. Se precisar reenviar posteriormente, você pode acionar manualmente ou alterar a agenda.
Salvei a automação mas preciso alterar o horário. Como editar?
Vá em Automações, clique no nome da automação, modifique a data, a hora ou a frequência e clique em Atualizar automação.