Il Controllo presenze centralizza la gestione delle presenze dei dipendenti in un'unica schermata, consentendo di verificare le timbrature giornaliere, identificare le anomalie, gestire le richieste di assenza ed eseguire azioni individuali o multiple prima della chiusura del periodo.
Questa schermata viene utilizzata principalmente durante la verifica e la chiusura mensile delle presenze ed è disponibile per gli utenti con autorizzazione alla gestione delle presenze.
1. Visualizzare il Report payroll
- Fai clic sul pulsante Report payroll, situato nell'angolo superiore della schermata, oppure
- Accedi dal menu Report > Report payroll.
- Seleziona:
- il dipendente
- il periodo
- Fai clic su Genera per creare il report.
- Esempio: utilizzato per la verifica finale prima della chiusura del periodo.
2. Comprendere la legenda dei colori di Controllo presenze
Controllo presenze utilizza i colori per indicare lo stato delle timbrature:
- Verde
- Timbrature convalidate.
- Non richiedono alcuna azione.
- Giallo
- Richieste di rettifica delle timbrature in attesa di approvazione.
- Rosso (con punto esclamativo)
- Timbrature non valide (timbrature al di fuori dei limiti dell'orario di lavoro configurato).
- MANCANTE
- Indica che il dipendente non ha registrato la timbratura all'orario previsto.
3. Creare richieste di assenza direttamente da Controllo presenze
Oltre alla sezione Richieste, è possibile creare richieste di assenza direttamente dal registro delle presenze:
- Nella colonna Assenza retribuita, individua la data desiderata.
- Fai clic sull'icona “+” (crea nuova richiesta).
- Compila i dati della richiesta:
- Categoria dell'assenza (salute, ferie, congedo di maternità, ecc.).
- Fai clic su Conferma per registrare la richiesta.
- Esempio: ideale per registrare assenze retroattive senza uscire dal registro delle presenze.
4. Approvare, rifiutare o annullare le richieste di assenza
- Le richieste vengono visualizzate nella colonna Assenza retribuita, con l'icona del calendario.
- Un indicatore blu mostra quante richieste sono in sospeso per quel giorno.
- Fai clic sull'icona per aprire i dettagli della richiesta.
- Utilizza i pulsanti disponibili:
- Approva
- Rifiuta
- Annulla richiesta
- L'azione viene applicata immediatamente.
5. Eseguire azioni multiple
Controllo presenze consente di eseguire azioni su più date contemporaneamente:
- Utilizza le caselle di selezione accanto a ogni giorno.
- Per selezionare tutti i giorni:
- Fai clic sulla casella accanto al titolo della colonna Giorno.
- Dopo aver selezionato le date, nella parte inferiore della schermata viene visualizzata una barra delle azioni.
Azioni multiple disponibili:
- Approva tutto
- Approva tutte le timbrature in sospeso e non valide delle date selezionate.
- Cancella timbrature
- Rimuove le timbrature delle date selezionate.
- Ordina cronologicamente
- Riordina le timbrature che non sono in ordine cronologico.
- Rimuovi orario di lavoro
- Trasforma il giorno in un giorno di riposo, senza un orario di lavoro pianificato.
- Convalida tutte
- Convalida le timbrature non valide.
6. Filtrare solo i giorni con anomalie
- Utilizza il filtro Mostra solo anomalie, disponibile tramite l'icona a forma di imbuto.
- La schermata mostrerà soltanto i giorni che richiedono ancora un intervento.
- Esempio: facilita la verifica concentrandosi esclusivamente sulle anomalie da risolvere.
7. Identificare le timbrature fuori ordine cronologico
- Le timbrature fuori ordine mostrano:
- Un avviso accanto alla timbratura
- Un messaggio informativo nella parte superiore della schermata
- Questi avvisi aiutano a identificare rapidamente le incongruenze.
8. Consultare la cronologia delle modifiche alle timbrature
È possibile verificare la cronologia delle modifiche di ogni posizione della timbratura:
- Fai clic sulla posizione della timbratura desiderata.
- Seleziona l'icona dell'orologio.
- La cronologia può mostrare azioni come:
- Timbratura creata — quando la timbratura è stata creata.
- Timbratura riordinata — modifica della classificazione (es.: entrata → rientro dalla pausa).
- Cancellazione della timbratura — quando la timbratura è stata rimossa dalla posizione.
Suggerimenti e risoluzione dei problemi
- Le timbrature fuori ordine devono essere riordinate prima della convalida.
- Se un'azione non è disponibile, verifica le tue autorizzazioni.
Buone pratiche
- Effettua verifiche settimanali per evitare accumuli alla fine del mese.
- Dai priorità ai giorni contrassegnati come MANCANTE, In sospeso e Non valide.
- Utilizza le azioni multiple per aumentare la produttività.
- Consulta la cronologia per garantire la tracciabilità e facilitare le verifiche.
Domande frequenti
- Posso creare richieste di assenza tramite Controllo presenze? Sì, direttamente dalla colonna Assenza retribuita.
- Cosa succede quando faccio clic su Approva tutto? Le timbrature in sospeso vengono approvate e quelle non valide vengono convalidate.
- Dove posso visualizzare la cronologia delle timbrature? Nell'icona dell'orologio di ogni timbratura.
- Perché le timbrature di un dipendente non vengono visualizzate in Controllo presenze, anche se ha registrato la presenza? Questo accade quando il dipendente non ha un Orario di lavoro associato al giorno o al periodo selezionato. Poiché Controllo presenze dipende dall'orario di lavoro per calcolare le ore e i ritardi, non mostrerà i dati in assenza di un orario di lavoro assegnato.
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