¿Cómo funcionan las actualizaciones de Reportes y Analytics y cuándo consultar en D-1?

Los datos de Reportes y Analytics no se actualizan con el mismo intervalo.

• Los Reportes muestran datos actualizados en tiempo real, considerando la información disponible en la plataforma en el momento en que se genera el reporte;
• Analytics se actualiza cada 3 horas, por lo que un cambio reciente puede tardar un poco en aparecer en los dashboards.

Esta diferencia es especialmente importante en análisis de Banco de horas, Horas perdidas y otros indicadores que pueden cambiar mientras la jornada del día actual todavía está en curso.

Para análisis gerenciales realizados durante la jornada laboral, una buena práctica es utilizar D-1, es decir, consultar los datos únicamente hasta el día anterior.

¿Cómo funciona la actualización de los Reportes?

Los reportes utilizan la información actual de la plataforma en el momento en que se generan.

Esto significa que cambios como correcciones y actualizaciones de los fichajes pueden reflejarse inmediatamente al generar nuevamente el reporte.

Por otro lado, cuando el periodo incluye el día actual, también se considerarán los datos disponibles en ese momento.

Si el empleado todavía no ha completado su Horario, el resultado del día puede estar incompleto.

Por ejemplo:

• El Horario establece 8 horas de trabajo;
• El reporte se genera durante la mañana;
• El empleado todavía no ha completado las horas planificadas;
• El resultado de ese momento puede mostrar horas negativas;
• Al finalizar el Horario, este resultado puede cambiar.

Por eso, un reporte generado durante la jornada laboral no necesariamente debe interpretarse como el resultado final de ese día.

¿Cómo funciona la actualización de Analytics?

Los datos de Analytics no se actualizan en tiempo real.

Los dashboards se actualizan cada 3 horas. Por lo tanto, es posible que los cambios realizados recientemente en la plataforma todavía no estén disponibles en Analytics.

Esto significa que:

• Un fichaje corregido ahora puede tardar un poco en aparecer;
• Una aprobación reciente puede no haberse considerado todavía;
• Un resultado mostrado en Analytics puede representar la última actualización completada y no necesariamente la situación de este momento exacto.

Al comparar Analytics y Reportes, considera siempre esta diferencia en el intervalo de actualización.

¿Por qué utilizar D-1?

D-1 significa analizar los datos únicamente hasta el día anterior.

Por ejemplo, si hoy es día 20, una consulta en D-1 utiliza el día 19 como fecha final.

Esta práctica es especialmente útil cuando el objetivo es consultar información consolidada, como el Banco de horas, sin incluir un Horario que todavía está en curso.

Al utilizar D-1:

• El día actual no interfiere en el análisis;
• Los Horarios que todavía están incompletos quedan fuera del periodo;
• Las horas negativas temporales del día actual no modifican el resultado;
• La comparación entre empleados y Equipos utiliza días ya finalizados;
• El seguimiento diario se vuelve más consistente.

Ejemplo de Banco de horas

Supongamos que hoy es día 20.

Durante la mañana, un empleado todavía no ha completado su Horario. Si el análisis incluye el día 20, el Banco de horas puede mostrar temporalmente un resultado negativo.

Para revisar el saldo sin considerar la jornada actual, consulta:

• Fecha de inicio: día 1;
• Fecha final: día 19.

De esta manera, el análisis utiliza únicamente los días anteriores.

Al día siguiente, el periodo puede actualizarse nuevamente para finalizar el día 20.

Opción 1: consultar D-1 mediante el reporte Resumen

En Resumen, la consulta de un periodo personalizado se realiza mediante la opción Descargar periodo personalizado, disponible en la esquina superior derecha de la pantalla.

Para consultar los datos en D-1:

1. Accede a Reportes;
2. Abre Resumen;
3. Haz clic en Descargar periodo personalizado, en la esquina superior derecha;
4. Selecciona los empleados o grupos deseados;
5. En Seleccionar periodo, ingresa la fecha de inicio y la fecha final;
6. Utiliza el día anterior como fecha final;
7. Selecciona las columnas que deseas incluir;
8. Haz clic en Generar para descargar el reporte.

Por ejemplo, si hoy es 20/08, para analizar el mes actual en D-1 utiliza el periodo del 01/08 al 19/08.

Importante: el reporte de periodo personalizado puede considerar, como máximo, un periodo iniciado hasta 12 meses antes de la fecha actual. El propio sistema impide seleccionar una fecha de inicio anterior a este límite.

Como los Reportes se actualizan en tiempo real, esta opción es recomendable cuando necesitas consultar inmediatamente los datos disponibles en la plataforma, pero deseas excluir el día actual del análisis para no considerar un Horario que todavía está en curso.

Opción 2: consultar D-1 mediante Analytics

El mismo concepto puede aplicarse a los dashboards de Analytics.

1. Accede a Analytics;
2. Abre el dashboard que deseas analizar;
3. Aplica el filtro de periodo;
4. Utiliza el día anterior como fecha final;
5. Aplica los demás filtros necesarios;
6. Consulta los indicadores.

Para Banco de horas, utiliza el dashboard correspondiente y limita el periodo hasta D-1.

Importante: incluso utilizando D-1, recuerda que Analytics se actualiza cada 3 horas. Una corrección realizada recientemente en un día anterior puede no aparecer hasta la siguiente actualización.

¿Cuándo utilizar Reportes o Analytics?

Utiliza Reportes cuando necesites consultar inmediatamente la situación actual de la plataforma.

Son más recomendables cuando:

• Se acaba de realizar una corrección;
• Necesitas validar un resultado actualizado;
• Necesitas utilizar un periodo personalizado específico;
• La información se revisará inmediatamente después de realizar ajustes en los fichajes.

Utiliza Analytics cuando el objetivo sea dar seguimiento a indicadores y analizar los datos desde una perspectiva gerencial.

Es más recomendable para:

• Seguimiento del Banco de horas;
• Comparación entre grupos;
• Análisis de indicadores;
• Seguimiento de tendencias;
• Vistas consolidadas mediante los filtros disponibles.

Comparación entre Reportes y Analytics

Consejos y solución de problemas

• El Banco de horas está más negativo de lo esperado durante el día: excluye el día actual del análisis y consulta en D-1;
• Acabo de corregir un fichaje y necesito revisar el resultado: utiliza un Reporte, ya que los datos se actualizan en tiempo real;
• La corrección aparece en el Reporte, pero todavía no en Analytics: espera la siguiente actualización de Analytics, que se realiza cada 3 horas;
• Necesito dar seguimiento al mes actual todos los días: utiliza el primer día del mes como fecha de inicio y el día anterior como fecha final;
• Los valores de Reportes y Analytics son diferentes: confirma que ambos utilicen el mismo periodo y considera el intervalo de actualización de Analytics;
• Quiero analizar únicamente días ya finalizados: utiliza D-1 como fecha final.

Mejores prácticas

• Utiliza D-1 para los análisis realizados mientras el día actual todavía está en curso;
• Mantén el mismo periodo al comparar Reportes y Analytics;
• Utiliza Reportes cuando necesites validar cambios inmediatamente;
• Considera las 3 horas de actualización antes de validar una corrección mediante Analytics;
• Para seguimientos diarios, actualiza siempre la fecha final al día anterior;
• Registra el periodo utilizado cuando compartas resultados con otras personas;
• En análisis de Banco de horas, evita considerar como definitivo un saldo que incluya un Horario que todavía está en curso.

Preguntas frecuentes

1. ¿Los Reportes se actualizan en tiempo real?
   Sí. Al generar nuevamente un reporte, se utiliza la información disponible en ese momento en la plataforma.
2. ¿Analytics se actualiza en tiempo real?
   No. Los datos de Analytics se actualizan cada 3 horas.
3. ¿Por qué un Reporte puede mostrar un valor diferente de Analytics?
   Una de las causas puede ser el intervalo de actualización. El Reporte utiliza los datos actuales, mientras que Analytics puede seguir mostrando la última actualización realizada.
4. ¿Qué significa D-1?
   Significa utilizar el día anterior como fecha final del análisis. Si hoy es día 20, D-1 corresponde al día 19.
5. ¿Por qué se recomienda D-1 para Banco de horas?
   Porque el día actual puede no haber finalizado todavía. Mientras el Horario está en curso, las horas que aún no se han trabajado pueden aparecer temporalmente como negativas.
6. ¿Cómo consultar Banco de horas en D-1 mediante Resumen?
   Utiliza un periodo personalizado e ingresa el día anterior como fecha final.
7. ¿Puedo utilizar D-1 en Analytics?
   Sí. Configura el periodo del dashboard para que finalice el día anterior.
8. Corregí un fichaje ahora, pero Analytics no cambió. ¿Hay algún problema?
   No necesariamente. Como la actualización se realiza cada 3 horas, espera la siguiente actualización. Para revisar el resultado inmediatamente, utiliza un Reporte.
9. ¿D-1 es obligatorio?
   No. Es una práctica recomendada cuando deseas analizar únicamente días ya finalizados y evitar que la jornada actual interfiera en los resultados.
10. ¿Puedo utilizar esta práctica para otros indicadores además del Banco de horas?
    Sí. D-1 puede utilizarse siempre que sea importante excluir del análisis un Horario que todavía está en curso.