¿Qué es la Gestión de Escalas en Oitchau?

La Gestión de Escalas es la solución de Oitchau para planificar, organizar y comunicar los horarios de trabajo.

Permite crear, visualizar y publicar turnos de manera sencilla, garantizando el cumplimiento legal, reduciendo errores manuales y aumentando la eficiencia.

Ofrece mayor visibilidad sobre quién está asignado, quién está ausente y cómo se distribuye la carga laboral.

Beneficios clave

1. Planificación optimizada – reduce el uso de hojas de cálculo y agiliza la asignación de turnos.
2. Cumplimiento garantizado – ayuda a respetar normas legales y contractuales.
3. Menos errores y retrabajo – automatiza cálculos y asignación de turnos.
4. Comunicación eficiente – notifica a los empleados cuando se publican los turnos.
5. Agilidad ante imprevistos – permite ajustes de último momento con pocos clics.

Qué se puede hacer en la Gestión de Escalas

1. Crear espacios de planificación
   • Cree diferentes espacios de planificación vinculados a ubicaciones de la empresa, cada uno con sus propias configuraciones, áreas y horarios de funcionamiento.
      
2. Definir Áreas
   • Organice los turnos por cargos, funciones o departamentos. Asigne un área principal a cada empleado para facilitar la creación de turnos y evitar errores.
      
3. Modelos de turno
   • Cree modelos de turno para reutilizar estructuras planificadas en semanas anteriores. Los modelos pueden aplicarse a nuevas semanas o replicarse en varios periodos.
      
4. Gestión de ausencias
   • Visualice y gestione ausencias directamente en la pestaña de turnos, ya sean solicitadas por empleados, creadas por un gestor o insertadas al crear un turno.
   • Las ausencias pendientes se señalan y pueden ser aprobadas por los gestores autorizados.
      
5. Publicar turnos
   • Tras revisar, publique el turno para notificar a los empleados por correo electrónico o aplicación móvil. Las modificaciones posteriores requieren volver a publicarlo.
      
6. Alertas
   • El sistema detecta posibles violaciones antes de la publicación, alertando sobre exceso de horas, descansos insuficientes o turnos en días festivos.
      
7. Imprimir turnos
   • Exporte o imprima turnos completos o individuales para llevar un seguimiento fuera de línea.
      

Consejos o resolución de problemas

• Configure alertas para recibir notificaciones de posibles violaciones antes de publicar.
• Utilice modelos de turno para reducir el tiempo de planificación y estandarizar la asignación.
• Ajuste permisos según roles (gestor, planificador, empleado) para que cada quien vea y edite solo lo necesario.

Mejores prácticas

• Revisar los turnos y alertas antes de publicarlos para asegurar cumplimiento legal.
• Informar a los empleados de las actualizaciones tras volver a publicarlos, evitando fallos de comunicación.
• Mantener actualizados los registros de empleados, áreas y espacios de planificación para evitar errores de asignación.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la diferencia entre un espacio de planificación y un área?
   Un espacio de planificación divide los turnos por ubicación o sucursal, mientras que un área agrupa a los empleados por función o departamento.
2. ¿Debo publicar cada vez que haga cambios?
   Sí. Cualquier modificación posterior a la publicación requiere volver a publicar para que los empleados reciban la versión actualizada.
3. ¿Qué ocurre con los turnos que violan reglas legales?
   El sistema genera alertas por exceso de horas, descansos insuficientes o programación en días festivos. Corrija esos problemas antes de publicar.
4. ¿Puedo duplicar un turno de una semana a otra?
   Sí. Utilice modelos o copie semanas anteriores para replicar la misma estructura en un nuevo periodo.