Oi!
Você sabia que no Oitchau os seus colaboradores podem assinar eletronicamente a folha de ponto do mês?
Com a aprovação da Medida Provisória 938/2020, que criou dois novos tipos de assinatura eletrônica, agora é permitido que empresas utilizem desse meio para coletar assinaturas dos funcionários em documentos internos com diversos níveis de segurança.
Vamos aprender aqui nesse artigo:
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Como enviar a solicitação de assinatura para os colaboradores?
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Como baixar os relatórios assinados dos colaboradores?
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Como reenviar ou cancelar uma solicitação de assinatura?
Para saber como o colaborador pode assinar eletronicamente o relatório, por favor, leia esse artigo: Assinatura Eletrônica: como assinar a folha de ponto?
Como enviar a solicitação de assinatura para os colaboradores?
Pré-requisitos desta etapa:
1. Faça o Fechamento da sua equipe - 📚 Como fazer um fechamento de Folha de Ponto?
2. Certifique-se que o Grupo de Pagamento correto foi fechado. A solicitação de Assinatura Eletrônica nos relatórios de ponto só pode ser criada para Grupos de Pagamento que já tiveram o seu Fechamento de período realizado.
3. Acesse o seu Oitchau utilizando uma conta com acesso a aba Folha.
Após fazer o Fechamento para um Grupo de pagamento, existem 2 maneiras de criar uma solicitação de assinatura:
1. No ato do Fechamento
Quando você está criando um novo Fechamento (no menu Folha > Fechamentos> +Criar Novo), o pop-up tem uma caixa "Solicitar assinaturas nos relatórios". Você poderá escolher quais colunas deseja que o colaborador acesse no ato de assinar sua Folha.
Ao marcar essa caixa, automaticamente é criada a solicitação para assinaturas no menu "Assinaturas":
2. Pelo menu Assinatura Eletrônica
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Acesse no menu Folha > Assinaturas Eletrônicas
Nessa página, clique no botão "+ Solicitar" para criar uma nova solicitação para um grupo de pagamento.
Abrirá um pop-up onde você deve selecionar o Grupo de Pagamento, o Período de fechamento (e relatório) para o qual deseja solicitar as assinaturas, além de escolher quais as colunas que deseja que conste na assinatura eletrônica.
Clique em "Confirmar" para concluir a ação!
Será criada a solicitação de Assinaturas Eletrônicas para o grupo escolhido.
Na lista, você pode conferir o Nome do grupo, Período, o total de assinaturas solicitadas e quantas já foram concluídas, e também o Status da solicitação.
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Pendente - Ainda restam assinaturas pendentes
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Concluído - Todos os colaboradores já assinaram
Como baixar os relatórios assinados dos colaboradores?
Considerando que a solicitação de assinatura eletrônica foi enviada, ao clicar em uma solicitação para abrir seus detalhes, é possível verificar o Status e Data da assinatura de cada colaborador.
Para baixar o relatório que já foi assinado, basta passar o mouse em cima do nome do colaborador e o botão "Baixar" aparecerá.
Clique para baixar o relatório no formato PDF!
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Importante!: Note que no rodapé do relatório assinado, é possível visualizar o token de verificação da assinatura eletrônica, que garante a confirmação e validade legal da assinatura.
Exemplo:
Como reenviar ou cancelar uma solicitação de assinatura?
Caso você precise Reenviar a solicitação (para lembrar o colaborador) ou Cancelar por qualquer motivo, é muito simples!
Basta acessar o grupo desejado e passar o mouse em cima do nome do colaborador. Depois, clique no menu "..." e os botões "Cancelar" e "Reenviar" aparecerão.
Se tiver alguma dúvida, lembre-se que você pode sempre chamar o nosso time de Sucesso no CHAT!
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